Dezbatere publica: Normele Legii Arhivelor Nationale

Ministerul Administratie si Internelor a pus in dezbatere publica Normele metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996

Prin normele metodologice se intentioneaza reglementarea aplicarii unor prevederi ale Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Lege, dupa cum urmeaza:

  a) procedura de notificare prevazuta la art. 18 alin. (5) din Lege si continutul acesteia;
  b) datele care se introduc in Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice
prevazut la art.187 din Lege si conditiile privind gestionarea acestuia;
  c) procedura de eliberare, reinnoire, suspendare si retragere a autorizatiei de functionare a
operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art.181- art.184 din
Lege.

In intelesul prezentelor norme metodologice, termenii si notiunile folosite au urmatoarele semnificatii:

  a) ani extremi – data celui mai vechi si a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;
  b) arhiva - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul si metoda de inscriptionare,
create si detinute de-a lungul timpului de catre orice persoana juridica de drept public sau privat, in exercitiul activitatii sale, precum si de orice persoana fizica, in decursul existentei acesteia; o arhiva poate fi formata din unul sau mai multe fonduri arhivistice;
  c)     arhivar – angajat care administreaza, prelucreaza si gestioneaza documentele unui creator/detinator de arhiva, ce detine o diploma de bacalaureat si un atestat/certificat specific activitatilor pe care le desfasoara;
  d) arhivist – specialist care isi desfasoara activitatea la un creator/detinator de arhiva avand ca sarcina prelucrarea, administrarea, pastrarea, utilizarea si protejarea arhivelor, care detine o diploma de studii universitare prevazute in standardul ocupational;
  e) autorizatie de functionare – act emis de Arhivele Nationale care da dreptul unui operator economic sa presteze servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor;
  f)    creator de arhiva – persoana fizica ori persoana juridica de drept public sau privat care, in decursul existentei sale sau, dupa caz, a activitatii sale, a creat sau creeaza arhiva;
  g) depozit de arhiva – spatiu special amenajat pentru pastrarea, conservarea si protejarea arhivelor;
  h) detinator de arhiva – persoana juridica de drept public sau privat, precum si persoana fizica care are in pastrare de documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin desfiintarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
  i)    document – informatie inregistrata pe orice fel de suport, creata sau primita si pastrata de catre un creator/detinator de arhive;
  j)    fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natura create si primite de catre un creator de arhive pe parcursul existentei sale;
  k) fondare – operatiune de stabilire a apartenentei documentelor la un fond arhivistic;
  l)    formare profesionala continua – proces de pregatire care presupune, fie dobandirea de noi cunostinte si abilitati in calificarea pe care o persoana o poseda deja, fie o policalifi care sau recalificare;
  m) instrument de evidenta a documentelor – document de sinteza care ofera informatii pentru controlul fizic si de continut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea si utilizarea informatiilor cuprinse in fondurile arhivistice;
  n) inventariere – operatiune de luare in evidenta a documentelor si unitatilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;
  o) metru liniar – unitate etalon definita prin cantitatea de arhiva de pe o polita raft cu lungimea de un metru care serveste la aprecierea cantitatii de arhiva existenta intr-un depozit, la dimensionarea spatiilor de depozitare, la calcularea necesitatilor de rafturi si mijloacelor de transport;
  p) nomenclator arhivistic – instrument de lucru utilizat la constituirea unitatilor arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme si termene de pastrare;
  r)    ordonare – operatiune de grupare a unitatilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic dupa un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;
  s)    prelucrare arhivistica – ansamblul operatiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei parti a acesteia, in ceea ce priveste fondarea, ordonarea, inventarierea si selectionarea, cu scopul de a asigura evidenta si utilizarea documentelor;
  s)    operator economic autorizat – persoana fizica sau persoana juridica care detine o autorizatie de functionare valabila;
  t)    selectionare – operatiunea de eliminare a unitatilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci cand termenele de pastrare au expirat;
  t)    unitate arhivistica (u.a.) – element component al unui fond arhivistic care se individualizeaza prin continutul si forma sa si care ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta.

 Procedura de notificare si continutul acesteia

Notificarea structurilor Arhivelor Nationale se realizeaza de catre:
  a) lichidator, in situatia declararii falimentului unui creator/detinator de arhiva;
  b) lichidator, persoana fizica sau persoana juridica (inclusiv casa teritoriala de pensii), in situatia predarii arhivei catre un operator economic autorizat, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor;
  c) operatorul economic autorizat, in termen de 15 zile de la incheierea contractului prin care preia arhiva;
  d) persoana fizica/persoana juridica care are in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de arhiva  desfiintati, in situatia predarii arhivei catre persoane fizice sau persoane ju ridice, altele decat operatorii economici autorizati.

In situatia prevazuta la art. 3 lit. a), lichidatorul are obligatia, ca in termen in termen de 30 zile de la declararea falimentului unui creator/detinator de arhiva, sa depuna la structura Arhivelor Nationale, pe raza careia isi are sediul social creatorul/detinatorul de arhiva, o notificare intocmita conform modelului prevazut in anexa nr. 1, insotita de o copie a sentintei/incheierii de declarare a falimentului.
In cazul in care creatorul/detinatorul de arhiva aflat in faliment are puncte de lucru cu personalitate juridica si in alte judete, lichidatorul are obligatia sa notifice si structurile Arhivelor Nationale din acele judete.
In termen de 5 zile de la primirea notificarii, lichidatorul este anuntat de catre structura Arhivelor Nationale despre posibilitatea efectuarii, in urmatoarele 15 zile, a unui control referitor la starea arhivei.
Lichidatorul are obligatia sa permita accesul reprezentantilor Arhivelor Nationale in toate spatiile in care se afla spre pastrare arhiva creatorului/detinatorului de arhiva aflat in faliment.
In urma controlului, reprezentantii structurilor Arhivelor Nationale incheie un proces - verbal de control in care prezinta situatia arhivei creatorului/detinatorului de arhiva aflat in faliment, stabilind masuri si termene de realizare, in vederea prelucrarii si predarii documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic National, si in scopul pregatirii documentelor ce urmeaza a fi predate unui operator economic autorizat.
   Masurile si termenele de realizare prevazute in procesul-verbal de control se aduc la cunostinta lichidatorului, pe baza de semnatura.
In cazul in care lichidatorul refuza semnarea procesului-verbal de control, structura Arhivelor Nationale intocmeste, in termen de 2 zile, o nota de constatare cu concluziile rezultate in urma controlului. Nota se transmite lichidatorului prin posta, cu confirmare de primire. Uniunea Nationala a Practicienilor in Insolventa din Romania si judecatorul sindic vor fi informati in legatura cu aceasta situatie.
 In situatia in care arhiva unui creator/detinator de arhiva aflat in faliment se preda Autoritatii de Administrare a Activelor Statului, lichidatorul este obligat sa transmita structuri i Arhivelor Nationale pe raza careia creatorul/detinatorul de arhiva a avut sediul social si, dupa caz, a avut puncte de lucru cu personalitate juridica, o notificare in care sa precizeze denumirea fondului predat, cantitatea, anii extremi si inventarele documentelor.

   In situatia prevazuta la art. 3 lit. b), lichidatorul, persoana fizica sau persoana juridica (inclusiv casele teritoriale de pensii) au obligatia ca, in termen in termen de 15 zile de la incheierea contractului cu un operator economic autorizat, sa depuna la structura Arhivelor Nationale o notificare intocmita conform modelului prevazut in anexa nr. 2.
Notificarea se depune la structura Arhivelor Nationale pe raza careia operatorul economic autorizat are sediul social si, dupa caz, puncte de lucru cu personalitate juridica.
   Notificarea trebuie sa fie insotita de fotocopii ale urmatoarelor acte:
  a) contractul incheiat intre lichidator, persoana fizica sau persoana juridica (inclusiv casa teritoriala de pensii) si operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
  b) procesul – verbal de predare-primire a arhivei, intocmit conform modelului prevazut in anexanr. 3;
  c) instrumentele de evidenta.

 In situatia prevazuta la art. 3 lit. c), operatorul economic autorizat are obligatia ca, in termen de 15 de zile de la incheierea contractului, sa depuna la structura Arhivelor Nationale, o notificare intocmita conform modelului prevazut in anexa nr. 4.
    Notificarea se depune la structura Arhivelor Nationale pe raza careia operatorul economic autorizat are sediul social si, dupa caz, puncte de lucru cu personalitate juridica.
 Notificarea trebuie sa fie insotita de fotocopii ale urmatoarelor acte:
  a) contractul incheiat de catre operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
  b) procesul – verbal de predare-primire, intocmit conform modelului prevazut in anexa nr. 3.
  In termen de 5 zile de la primirea notificarii, structura Arhivelor Nationale il instiinteaza pe operatorul economic autorizat cu privire la posibilitatea efectuarii unui control, referitor la starea de prelucrare a arhivei preluate de la creatorul/detinatorul de arhiva, care se va desfasura in  urmatoarele 15 zile.
Operatorul economic autorizat are obligatia sa permita accesul reprezentantilor Arhivelor Nationale in toate spatiile in care detine documente primite de la un creator/detinator de arhiva.
   In urma controlului, reprezentantii structurii Arhivelor Nationale incheie un proces-verbal de control in care evalueaza stadiul de prelucrare a documentelor, stabilind masuri si termene de realizare a acestora.
   Masurile si termenele de realizare prevazute in procesul-verbal de control se aduc la cunostinta lichidatorului, pe baza de semnatura.

 In cazul in care operatorul economic autorizat refuza sa semneze procesul -verbal de control, structura Arhivelor Nationale intocmeste o nota de constatare cu concluziile mentionate in acesta. Nota de constatare se trimite in termen de 2 zile prin posta, cu confirmare de primire, operatorului economic autorizat.

In situatia prevazuta la art. 3 lit. d), persoana fizica sau persoana juridica care preda arhiva aflata in pastrarea sau custodia sa, ce a apartinut unui creator de arhiva desfiintat, unei alte persoane fizice sau persoane juridice, este obligata sa depuna la structura Arhivelor Nationale pe raza careia creatorul si-a desfasurat activitatea, o notificare intocmita conform modelului prevazut in anexa nr. 5.

Verificarea datelor transmise prin aceasta notificare se face conform prevederilor art. 6 alin (4)-(8).

Click aici pentru cuprinsul integral al Normelor metodologice de aplicare a Legii Arhivelor Nationale