Consimtamantul salariatilor pentru utilizarea datelor cu caracter personal: cand este necesar?

In relatiile de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal se face conform unor prevederi legale, nu in baza unui consimtamant. De altfel, salariatii nici nu pot refuza sa-si dea consimtamantul cu privire la aceste prelucrari de date, intrucat fara aceste date nu se poate incheia contractul de munca, nu se poate transmite evidenta muncii in Revisal si nu se pot transmite declaratiile fiscale la ANAF.

Desigur, consimtamantul poate fi necesar in situatia in care datele oferite de salariati vor fi folosite de angajator in alte scopuri decat cele legate de evidenta muncii, salarizare si contabilitate.

Iata raspunsul expertului PortalCodulMuncii.ro la urmatoarea intrebare privind consimtamantul salariatilor: "Va rog sa ne ajutati cu un formular de declaratie acord GDPR care sa fie semnata de catre viitorul angajat. Ce trebuie sa contina si cand ar trebui sa fie completata de acesta?"

Raspuns PortalCodulMuncii.ro:
Din intrebarea dumneavoastra nu rezulta la ce fel de declaratie acord GDPR va referiti, raportat la persoanele pe care doriti sa le angajati. Acordul GDPR nu poate fi unul general ci poate fi doar specific, raportat la o anumita situatie bine determinata.

Referitor la consimtamantul salariatilor cu privire la datele cu caracter personal prelucrare de angajator in cadrul relatiilor de munca si pentru realizarea evidentei muncii, in opinia noastra acesta nu este necesar, deoarece temeiul prelucrarii datelor pentru scopurile mentionate (desfasurarea relatiilor de munca) nu este art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulamentul (UE) 2016/679  (consimtamantul persoanei vizate) ci prevederile art. 6 alin. (1) lit. b) – executarea unui contract (contractul individual de munca, contractul colectiv de munca) si lit. c) – indeplinirea unei obligatii legale a angajatorului (obligatii de evidenta a muncii, obligatii fiscale, aspecte stabilite prin acte normative obligatoriu de indeplinit de catre angajator) din Regulament.

In cazul relatiilor de munca, prelucrarea datelor cu caracter personal este una bazata pe prevederi legale nu pe consimtamant. De altfel, salariatii nu pot refuza sa-si dea consimtamantul cu privire la aceste prelucrari de date cu caracter personal, intrucat fara aceste date nu se poate incheia contractul de munca, nu se poate transmite evidenta muncii in Revisal, nu se pot transmite declaratiile fiscale la ANAF.

Consimtamantul sau, dupa caz, informarea salariatilor, ar putea fi necesare in situatia in care datele oferite de salariati in vederea exercitarii relatiilor de munca ar fi folosite de angajator in alte scopuri decat cele legate de evidenta muncii, salarizare, contabilitate.

In cazul in care, salariatii dumneavoastra sunt cei care in cadrul activitatii profesionale pe care o desfasoara gestioneaza date personale ale altor persoane – colegi, clienti – atunci apreciem ca este utila introducerea unor clauze in contractul individual de munca. Prin aceste clauze angajatorul se asigura ca angajatul respecta prevederile legale si gestioneaza respectivele date personale cu responsabilitate.

Pentru a va asigura ca personalul dumneavoastra care prelucreaza datele clientilor respecta confidentialitatea acetora, propunem urmatoarea formulare pentru o clauza in contractul individual de munca:

”Clauza de confidentialitate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

1. Prin date cu caracter personal se inteleg urmatoarele: ..... (aici este bine sa se enumere tipul de date cu caracter personal pe care salariatul are dreptul sa le prelucreze, pentru a se determina foarte clar asupra caror tipuri de date actioneaza clauza de confidentialitate; acestea pot fi enumerate si in fisa postului si atunci aici se poate face doar o trimitere la prevederile din fisa postului care oricum este anexa la contractul de munca).

2. Salariatul are obligatia:
a)    de prelucra datele personale in conformitate cu si in limitele de autorizare stabilite in procedurile interne ale angajatorului;
b)    de a pastra confidentialitatea asupra datelor personale pe care le prelucreaza;
c)    de a nu dezvalui datele personale pe care le prelucreaza unor alte persoane decat cele in privinta carora ii este permis acest lucru prin procedurile interne, prin regulamentul intern al angajatorului, prin contractul individual de munca si fisa postului;
d)    de a prelucra datele personale numai pentru aducerea la indeplinire a atributiilor de serviciu prevazute in fisa postului, in contractul individual de munca si in regulamentul intern;
e)    de a respecta masurile tehnice si organizatorice stabilite pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala;
f)    de a aduce la cunostinta angajatorului in cel mai scurt timp posibil orice situatie de acces neautorizat la datele personale pe care le prelucreaza.

3. Nerespectarea obligatiilor prevazute la pct. 2 atrage raspunderea disciplinara a salariatului in conformitate cu prevederile regulamentului intern si plata de daune interese.

4. Salariatul are obligatia de a pastra confidentialitatea asupra datelor personale pe care le prelucreaza pe toata durata contractului individual de munca.”