Eliminare din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat. Procedura

O societate comerciala infiintata in anul 1993, desfasoara activitate economica in prezent si detine toata arhiva la sediu.

Care este procedura de distrugere a documentelor mai vechi de 10 ani, mai putin a statelor de salarii, conform reglementarilor in acest domeniu?(unde sau cine le poate distruge?)

Raspuns:
Potrivit prevederilor pct. 56 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF 3512/2008, arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

 - documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

 - gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

 - dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

 - evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
 
Potrivit prevederilor pct. 57 din acelasi act normativ, eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.