Prin legislatia comunitara s-a subliniat importanta elaborarii unei liste, armonizate la nivel comunitar, cu privire la:
* detaliile care trebuie inserate pe facturi;
* stabilirea unor regimuri comune care reglementeaza utilizarea facturarii electronice si depozitarea electronica a facturilor;
* autofacturarea si externalizarea operatiunilor de facturare.
In acest context, s-a elaborat Decizia CEE nr. 717 din 31 otombrie 2007 de stabilire a unui grup de experti pentru facturarea electronica (2007/717/CE), publicata in Jurnalul Oficial nr. L 289 din 7 noiembrie 2007, p. 38 – 44.
Astfel, sub rezerva unor conditii proprii stabilite prin legislatia fiscala interna, fiecare stat membru a fost obligat sa permita elaborarea electronica a unor documente, de claratii si deconturi prin utilizarea mijloacelor electronice.
Factura in forma electronica reprezinta documentul emis si gestionat prin utilizarea unui sistem informatic prin care se confirma, in mod unic si clar, schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii.
Emiterea facturilor in forma electronica este definita drept operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopul arhivarii acestora in forma electronica, indiferent de faptul ca transmiterea facturilor astfel emise se efectueaza:
– in forma electronica sau
– pe suport hartie.
Particularitati
Factura electronica poarta semnatura electronica si marca temporala.
Semnatura electronica este semnatura electronica extinsa care se bazeaza pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat conform prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica. Certificatul trebuie sa contina codul fiscal al emitentului si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice privind formularea optiunii de emitere electronica a documentelor financiar-contabile.
Marca temporala, reglementata prin Legea nr. 451/2004, certifica momentul emiterii documentului electronic si este formata din cel putin urmatoarele elemente:
* amprenta atasata documentului electronic supus marcarii;
* data si momentul de timp aferente documentului supus marcarii, exprimate in timp universal;
* informatii care identifica in mod unic furnizorul de servicii de marcare temporala;
* numarul de ordine din registrul furnizorului de servicii de marcare temporala.
Cerinte
Cerintele unei facturi emise electronic sunt:
– sa respecte continutul reglementat prin art. 155 alin. (5) din Codul fiscal;
– sa poarte marca temporala care certifica momentul emiterii;
– sa contina semnatura electronica a emitentului.
Transmiterea facturilor emise in forma electronica se efectueaza fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie. Transmiterea acestor facturi se poate efectua individual, in pachete sau in loturi.
Schimbarea modalitatii de emitere, de pe suport hartie prin mijloace electronice trebuie notificata Ministerului Finantelor Publice.
Transmiterea
Transmiterea facturilor emise in forma electronica se efectueaza fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie.
Transmiterea unei facturi in forma electronica se poate efectua individual, in pachete sau in loturi.
