Ce este documentul constatator. Model [WORD]

Documentul constatator este un inscris emis de autoritatea contractanta (sau de entitatea desemnata) care are rolul de a reflecta realitatea juridica si factuala in legatura cu executarea unui contract (in special in achizitii publice). El consemneaza daca obligatiile contractuale au fost indeplinite sau neindeplinite de catre contractor / contractant asociat si, acolo unde este cazul, estimeaza sau constata prejudiciile generate. 

In esenta, documentul constatator functioneaza ca un mijloc de raportare oficiala a modului in care s-a derulat executia contractuala, intr-un cadru transparent, astfel incat sa existe o dovada clara, pe baza careia pot fi luate masuri ulterioare (sanctiuni, excluderi, corectii). El trebuie sa reflecte cu fidelitate realitatea constatata la momentul schimbarii situatiei de fapt sau deciziei finale.

Din punct de vedere juridic, documentul constatator poate fi considerat un act administrativ individual emis de autoritate, dar unele opinii sustin ca el nu este el insusi o sanctiune automat aplicabila, ci un document informativ care serveste ca fundament pentru actiuni ulterioare. 

Intr-o interpretare practica, documentul constatator permite claritate contractanta/contractorului asupra starii angajamentelor, si asigura un proces de audit si responsabilitate in derularea contractelor ce sunt supuse controlului public.

In cadrul legislatiei privind achizitiile publice din Romania, documentul constatator are o functie esentiala in verificarea modului in care un contractant si-a respectat obligatiile asumate. Potrivit art. 166 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 98/2016 (HG nr. 395/2016):

„Autoritatea contractanta are obligatia de a emite documente constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea sau, dupa caz, neindeplinirea obligatiilor contractuale de catre contractant/contractant asociat si, daca este cazul, la eventualele prejudicii”.

Aceasta dispozitie reglementeaza situatia in care, la finalul executiei unui contract sau dupa expirarea perioadei de garantie, autoritatea contractanta trebuie sa evalueze performanta contractorului si sa consemneze oficial rezultatele acestei evaluari. Documentul constatator devine astfel o dovada formala a modului in care au fost respectate sau incalcate obligatiile contractuale.

Practica judiciara a confirmat ca acest document reflecta fidel conduita contractantului si constituie un instrument de control pentru autoritatea contractanta. Cu toate acestea, specialistii in drept administrativ subliniaza ca documentul constatator are un caracter informativ si nu produce, prin el insusi, efecte sanctionatorii. Eventualele masuri, precum excluderea din proceduri viitoare sau aplicarea unor sanctiuni, trebuie fundamentate pe alte prevederi legale.

Una dintre situatiile tipice in care trebuie emis documentul consta­tor este la data finalizarii livrarii produselor sau executarii serviciilor ce fac obiectul contractului de achizitie publica. In conformitate cu art. 166 alin. (1), autoritatea contractanta trebuie sa emita documentul constatator in termen de 14 zile de la data incheierii livrarii produselor sau expirarii perioadei de garantie tehnica. 

Aceasta prevedere are in vedere ca, dupa finalizarea si receptia lucrarilor sau livrarilor, sa existe o constatare oficiala in legatura cu conformitatea si completitudinea executiei, eventualele defecte sau neconformitati, si sa se poata calcula eventuale reparatii, penalizari sau alte corectii.

HG 395/2016 prevede ca, prin exceptie, autoritatea contractanta poate emite documente constatatoare si pe durata derularii contractului, la intervale regulate de cel mult 90 zile de la semnarea contractului, in care sa fie consemnate stadiul executiei si eventualele intarzieri sau defectiuni. 

Aceasta procedura permite supravegherea constanta a evolutiei contractului si identificarea la timp a derapajelor care ar putea necesita interventii sau corectii.

In cazul contractelor atribuite prin cumparare directa, autoritatea contractanta are dreptul sa emita un document constatator in conformitate cu prevederile aplicabile, daca contractorul o cere. 

De asemenea, contractorul sau contractorul asociat poate solicita emiterea documentului constatator, in special daca doreste clarificarea starii executiei sau vrea sa previna dezacorduri sau litigii ulterioare. Acest aspect reflecta ideea ca documentul poate servi si ca instrument de protectie si de transparenta in relatia contractuala.

Documentul constatator trebuie sa cuprinda in mod expres o serie de elemente care sa permita identificarea exacta si obiectiva a situatiei:

Forma documentului poate fi scrisa, stampilata si semnata de reprezentantul autoritatii contractante, avand caracter oficial. In contextul achizitiilor publice, acest document poate fi inscris in sistemul electronic de publicitate (SEAP), iar datele actualizate conform modificarii situatiei de fapt. 

Este important ca documentul sa ofere transparenta si sa fie clar pentru toate partile implicate, astfel incat sa nu lase spatiu pentru interpretari litigioase.

Documentul constatator are rol de evidenta oficiala, dar nu produce automat consecinte sanctionatorii. Adica, faptul ca autoritatea emite un document in care consemneaza ca un contractor nu si-a indeplinit obligatiile nu inseamna ca masurile punitive se aplica imediat, acestea trebuie fundamentate pe lege si proceduri.

In jurisprudenta s-a retinut ca documentul constatator nu genereaza de la sine masuri privative sau penalizari, ci este un mijloc de informare oficiala, care poate fi utilizat de autoritatea contractanta pentru a decide asupra sanctiunilor, excluderilor sau altor masuri legale. 

De asemenea, documentul constatator poate fi atacat in instanta in anumite conditii, ca act administrativ individual, acolo unde se impune clarificarea legalitatii sale sau revizuirea constatarii f?cute de autoritate. Unele dispozitii jurisprudentiale au apreciat ca, in caz de anulare a documentului constatator emis ca urmare a unei constatari de neindeplinire, efectele aferente (excludere, penalizari) pot fi reconsiderate de instanta. 

Trebuie retinut ca documentul constatator functioneaza pe baza principiului legalitatii: autoritatea nu poate extinde acest instrument in mod abuziv, ci trebuie sa se incadreze in limitele legale si confom normelor care guverneaza contractele publice si procedura.

Mai jos veti gasi un Model de Document Constatator. Puteti descarca Modelul de Document constatator si in format WORD. 


AUTORITATEA CONTRACTANTA    

  

Document constatator nr.... emis la data de.....

 

referitor la indeplinirea obligatiilor contractuale
- primar        -  final   

    
1. Contractant.......

2. Calitatea in care a participat la indeplinirea contractului:  
- contractant     - contractant asociat   

3. Modalitatea de atribuire / data organizarii:......

4. Refuzul ofertantului castigator de a semna contractul:  
- Nu    - Da         
                
Daca DA, 
Informatii privind : 
- data la care ar fi trebuit incheiat contractului_______________________________ 
- motivul refuzului semnarii contractului ___________________________________      

5. Numarul si data contractului:
Obiectul contractului:
Valoarea contractului:

6. Contractul a fost indeplinit in mod corespunzator 
- Nu         - Da    
                 
Daca NU,  Motivatie/motivatii:      
a) abateri de la calitatea produselor/serviciilor/lucrarilor contractate: ___________________________ 

b) nerespectarea termenelor contractuale de livrare produse/prestare servicii/executare lucrari: din culpa ____________________________

c) abateri de la respectarea normelor de securitate si sanatatea muncii, PSI, legislatia de protectia mediului: ___________________________________

d) altele__________________________________

e) eventuale litigii si modul lor de solutionare_______________________________

f) rezilierea contractului: 
- Da            - Nu  

Motivul rezilierii contractului:__________________________

7. Prejudicii care au fost sau care ar fi putut fi aduse autoritatii contractante pe perioada derularii contractului (daca este posibil cuantificarea valorica a acestora)___________________ 

Prezentul document constatator s-a eliberat in 2 (doua) exemplare in conformitate cu prevederile art.166 din H.G. nr. 395 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. 


Data                                                                    Semnatura