Arhivarea documentelor de HR. Angajatorul e obligat sa printeze si sa arhiveze pe hartie documentele electronice?

Legislatia in vigoare prevede obligatia angajatorului de a pastra, in original, in format fizic sau electronic, documentele emise de departamentul de resurse umane/salarizare de-a lungul timpului. 

Unii angajatori se intreaba daca in cazul documentelor care au fost semnate cu semnatura electronica mai este necesara printarea si arhivarea lor pe hartie, sau e suficienta arhivarea acestora in format electronic.

Pentru inceput, trebuie precizat ca reglementari privind arhivarea documentelor se regasesc in Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata. De asemenea, prin Legea nr. 135/2007 republicata este reglementata arhivarea documentelor in forma electronica.

In arhiva, angajatorul pastreaza documentele (in original) de resurse umane/salarizare etc, create de-a lungul timpului, documente in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile salariatilor.

In opinia noastra, daca originalul documentului este pe suport de hartie, atunci acesta se arhiveaza in aceasta forma, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996.

Daca originalul documentului este in forma electronica (document electronic semnat cu semnatura electronica) atunci acesta se arhiveaza in forma electronica, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.

Astfel, in Legea nr. 135/2007 se prevede ca primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:

a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;

b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

d) transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2) din Legea nr. 135/2007.

Arhivele electronice sunt gestionate de administratori de arhive electronice - persoane fizice sau juridice acreditate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice.

Raspuns oferit in luna iulie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulMuncii.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Muncii + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.