Decontarea cheltuielilor de transport se numara printre subiectele de interes major in randul angajatilor. Odata cu publicarea Hotararii Guvernului nr. 39 din 18 ianuarie 2024, au fost stabilite normele metodologice de aplicare a prevederilor legale privind rambursarea cheltuielilor de transport pentru angajatii care fac naveta.
Aceasta masura are drept scop sprijinirea mobilitatii fortei de munca, reducerea abandonului profesional in zonele rurale si facilitatea accesului la piata muncii in regiunile defavorizate.
Functionarii publici cu statut special pot beneficia de decontarea transportului pentru deplasari in interes de serviciu, delegare sau detasare. Este necesara aprobarea prealabila a directorului unitatii. Decontarea se face exclusiv in baza unor documente justificative (bonuri carburant) atasate unui ordin de serviciu vizat.
De asemenea, documentele necesare pentru decontare pot reprezenta copia certificatului de inmatriculare al autoturismului si bonuri fiscale cu data si pret.
Conform Ordinului 511/2013, se deconteaza maximum 70 km dus si 70 km intors pentru cei care locuiesc in afara localitatii unde muncesc. In plus, se pot folosi trenuri, autobuze sau autoturism personal. In conditiile in care distanta este mai mare, la decont vor intra doar 70 km.
In ceea ce priveste cererea de decontare, aceasta trebuie depusa lunar pana pe data de 5 alaturi de copia actului de identitate, abonamentele/legitimatiile/biletele de transport si/sau bonuri de carburant.
Ordinul prevede si cateva exceptii. Daca unitatea ofera transport gratuit, nu se mai deconteaza costuri individuale. Decontul cheltuielilor de transport se face doar pentru utilizatorul legal al autoturismului, iar in cazul concediului de odihna, transportul este decontat o singura data pe an, in baza ordinului de serviciu si a documentelor justificative.
Decontarea cheltuielilor de transport - norma metodologica
CAPITOLUL II - Decontarea cheltuielilor de transport
SECTIUNEA 1 - Decontarea cheltuielilor de transport efectuate in interes de serviciu
Art. 2.
Deplasarea functionarilor publici cu statut special, cu mijloacele de transport prevazute la art. 2 alin. (1) din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007 privind drepturile de transport ale functionarilor publici cu statut special din sistemul administratiei penitenciare, cu modificarile si completarile ulterioare, in interesul serviciului, delegare, detasare sau in alte situatii prevazute de hotararea mentionata, se face numai cu aprobarea directorului unitatii.
Art. 3.
(1) Decontarea cheltuielilor de transport se face pe baza documentelor justificative, cum ar fi: bonul de carburant, abonamentele, legitimatiile de calatorie, biletele de tren, biletele de avion, tichetele, documente care fac dovada achitarii taxelor prevazute la art. 3 alin. (5) lit. c)-f) din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, atasate ordinului de serviciu, vizat de sosire si de plecare in localitatea in care s-a efectuat deplasarea.
(2) Documentele justificative trebuie sa aiba inscrise pretul si data eliberarii.
(3) Conducatorul autoturismului are obligatia de a prezenta copia certificatului de inmatriculare, certificata ca fiind conforma cu originalul, si bonul de carburant.
(4) Bonul fiscal de carburant poate fi emis anterior plecarii, in timpul efectuarii misiunii sau ulterior sosirii din misiune.
(5) Decontarea cheltuielilor de transport se face numai pentru conducatorul autoturismului, chiar daca se deplaseaza mai multe persoane cu aceeasi masina.
(6) Daca in timpul deplasarii apar modificari de ruta, la inapoierea in unitate acestea se justifica in scris si se aproba de directorul unitatii.
SECTIUNEA a 2-a - Decontarea cheltuielilor de transport in situatiile reglementate de art. 6 alin. (1) lit. a)-c) din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007, cu modificarile si completarile ulterioare
Art. 4.
(1) Functionarii publici cu statut special au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport in limita a 70 km dus si 70 km intors, in situatiile in care se deplaseaza la si de la locul de munca, daca domiciliaza in alta localitate decat cea in care isi desfasoara activitatea.
(2) Pentru functionarii publici cu statut special care domiciliaza la o distanta mai mare de 70 km fata de localitatea in care isi desfasoara activitatea, decontarea cheltuielilor de transport se face pentru 70 km dus si 70 km intors.
Art. 5.
Functionarii publici cu statut special au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport dus-intors dupa cum urmeaza:
a) cu trenul, in conformitate cu prevederile art. 3 din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) cu mijloace de transport auto in comun, dupa tarifele stabilite pentru aceste mijloace;
c) cu autoturismul.
Art. 6.
Decontarea cheltuielilor de transport se face in baza cererii de decontare in format tipizat, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezentele norme metodologice; verificarea documentelor justificative si calcularea sumei aferente lunii pentru care se face decontul se realizeaza de catre compartimentul financiar-contabilitate, fiind aprobate de directorul unitatii.
Art. 7.
Pentru situatiile reglementate de art. 6 alin. (1) lit. a)-c) din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, cererea de decontare se intocmeste lunar pana pe data de 5 a lunii urmatoare si va fi insotita obligatoriu de urmatoarele documente:
a) copia cartii sau a buletinului de identitate;
b) abonamente, legitimatii de calatorie, bilete de tren, tichete de transport, dovada achitarii taxelor prevazute la art. 3 alin. (5) lit. c)-f) din Hotararea Guvernului nr. 1.398/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, valabile pentru perioada pentru care se solicita decontarea;
c) copia certificatului de inmatriculare al autoturismului utilizat, certificata ca fiind conforma cu originalul;
d) bonul fiscal de carburant.
Art. 8.
(1) Decontarea cheltuielilor de transport cu autoturismul se face pentru utilizatorul de drept al autoturismului.
(2) In situatia in care transportul personalului este asigurat de catre unitate, acesta se face cu titlu gratuit.
(3) Nu se deconteaza drept cheltuieli de transport cheltuielile functionarului public cu statut special care are asigurat, de catre unitate, transportul gratuit din localitatea in care are domiciliul sau locuinta proprietate personala.
Art. 9.
Daca in timpul deplasarii apar modificari de ruta, la inapoierea in unitate acestea se justifica in scris si se aproba de directorul unitatii.
SECTIUNEA a 3-a - Decontarea cheltuielilor de transport in cazul concediului de odihna
Art. 10.
(1) Pentru deplasarea in concediul de odihna in alte localitati din tara decat cea de domiciliu sau resedinta, functionarul public cu statut special beneficiaza de decontarea cheltuielilor de transport dus-intors, in baza ordinului de serviciu si a documentelor justificative:
a) copia certificatului de inmatriculare al autoturismului utilizat, certificata ca fiind conforma cu originalul;
b) bonul fiscal de carburant.
(2) In situatia in care efectueaza concediul de odihna fractionat, functionarul public cu statut special beneficiaza de decontarea cheltuielilor de transport o singura data pe an.
Hotararea Guvernului nr.39 din 18 ianuarie 2024 stabileste modul in care angajatii pot beneficia de decontarea cheltuielilor cu transportul intre domiciliul si locul de munca, in baza unei relatii contractuale de munca. Aceasta hotarare vine in sprijinul angajatilor din administratia publica locala, facilitand accesul acestora la locul de munca si contribuind la reducerea costurilor personale.
Rezolvati rapid si perfect legal orice problema generata de noile reglementari ce modifica in Codul fiscal 4 argumente solide pentru a va abona la Consilier – Taxe si Impozite pentru Contabili 1 Evitati garantat orice greseala fiscala din contabilitate 2 Va rezolvati rapid toate problemele de fiscalitate 3 Salvati sume importante din...
Oferta Speciala
valabila 48h
Pentru a beneficia de decontarea cheltuielilor de transport, naveta trebuie sa fie efectuata zilnic sau cu o frecventa determinata. De asemenea, se deconteaza doar transportul intre localitatea de domiciliu/resedinta si locul de munca.
Angajatorul poate stabili un plafon lunar pentru decontare, de exemplu o suma fixa sau in functie de kilometri. Se recomanda ca in regulamentul intern sa fie clar definite aceste aspecte (criterii si procedura).
In lista obligatiilor unui angajator se numara stablirea unei proceduri clare, respectarea termenului legeal de decontare si evidenta sumelor decontate si a documentelor justificative. Sumele decontate in urma cheltuielilor de transport nu sunt considerate impozabile, conform Codului fiscal.
Hotarare nr. 39 din 18 ianuarie 2024
privind aprobarea modalitatii de decontare a cheltuielilor de transport pentru functionarii publici si personalul contractual din cadrul familiei ocupationale "Administratie" din aparatul de specialitate al primarilor comunelor si al institutiilor si serviciilor publice de interes local, infiintate in subordinea, coordonarea sau sub autoritatea consiliilor locale din comune
In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata, si al art. 11^1 alin. (3) din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice, cu modificarile si completarile ulterioare,
Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.
Articol unic
Se aproba modalitatea de decontare a cheltuielilor de transport pentru functionarii publici si personalul contractual din cadrul familiei ocupationale „Administratie“ din aparatul de specialitate al primarilor comunelor si al institutiilor si serviciilor publice de interes local, infiintate in subordinea, coordonarea sau sub autoritatea consiliilor locale din comune, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
Articolul 1
(1) Prezenta anexa are ca obiect stabilirea procedurilor si a documentelor justificative ce trebuie prezentate la decont de persoanele implicate in vederea decontarii contravalorii cheltuielilor de transport ale salariatilor intre localitatea de domiciliu/resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora.
(2) In intelesul prezentei anexe, termenii si expresiile folosite au urmatoarea semnificatie:
a) beneficiari - functionarii publici si personalul contractual din cadrul familiei ocupationale „Administratie“ din aparatul de specialitate al primarilor comunelor si al institutiilor si serviciilor publice de interes local, infiintate in subordinea, coordonarea sau sub autoritatea consiliilor locale din comune, indreptatiti la decontarea cheltuielilor de transport;
b) cheltuieli de transport - suma de bani achitata de beneficiar pentru deplasarea dus-intors din localitatea de domiciliu/resedinta in localitatea unde acesta isi are locul de munca.
Articolul 2
(1) Beneficiaza de decontarea cheltuielilor de transport salariatii care nu au domiciliul sau resedinta in localitatea unde acestia isi au locul de munca.
(2) Cheltuielile de transport se deconteaza doar atunci cand traseul ce trebuie parcurs zilnic depaseste limita teritoriala a localitatii in care se gaseste locul de munca.
Articolul 3
(1) In vederea decontarii lunare a cheltuielilor de transport, autoritatea executiva sau ordonatorul de credite analizeaza cererile lunare ale cheltuielilor de transport pentru decontarea cheltuielilor de transport, avand in vedere urmatoarele elemente:
a) existenta cererii lunare a cheltuielilor de transport prin care se solicita decontarea cheltuielilor de transport, potrivit anexei care face parte integranta din prezenta anexa;
b) domiciliul/resedinta solicitantului dovedit(a) cu mentiunile cuprinse in cartea de identitate, potrivit prevederilor art. 91 din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
c) daca solicitantul are sau nu are domiciliul sau resedinta in localitatea unde are locul de munca, pe baza declaratiei pe propria raspundere;
d) distanta, in kilometri, intre localitatea de domiciliu/resedinta si localitatea in care se afla situat locul de munca;
e) mijloacele de transport cu care se deplaseaza solicitantul intre localitatea de domiciliu si localitatea in care se afla situat locul de munca;
f) valoarea unui abonament lunar pe fiecare tip de mijloc de transport in comun;
g) valoarea biletelor pe fiecare mijloc de transport, numai in urmatoarele situatii: pe ruta respectiva nu se emit abonamente sau beneficiarul utilizeaza mai multe mijloace de transport in comun;
h) optiunea beneficiarului privind mijlocul de transport utilizat.
(2) Cererea pentru acordarea sumei forfetare pentru achitarea cheltuielilor de transport se intocmeste in nume propriu si se depune la sediul institutiei unde isi desfasoara activitatea beneficiarul.
Articolul 4
In vederea stabilirii sumelor necesare decontarii cheltuielilor de transport, in perioada 1-31 ianuarie a fiecarui an, beneficiarii instiinteaza, in scris, primarul unitatii administrativ-teritoriale sau ordonatorul de credite ca pe parcursul anului vor solicita decontarea cheltuielilor de transport la si de la locul de munca, cu specificarea nivelului estimat al valorii totale.
Articolul 5
(1) Beneficiarul face dovada efectuarii deplasarii cu documentele prevazute in anexa.
(2) Decontarea cheltuielilor de transport:
a) se realizeaza proportional cu perioada de activitate din cadrul unei luni calendaristice, pe baza pontajului lunar;
b) nu se realizeaza pe perioada concediilor de odihna sau a suspendarii rapoartelor de serviciu/ contractelor individuale de munca ale beneficiarilor.
Cerere pentru decontarea lunara a cheltuielilor de transport
Catre: Primarul .............................
Serviciul .......................................
Domnului primar/director
Subsemnatul/Subsemnata, ......................................., posesor/posesoare al/a B.I./C.I. seria ........ nr. ..........., CNP ......................., angajat(a) in cadrul ....................................., avand functia de ...................., solicit decontarea cheltuielilor de transport pe luna .............. anul .............., in cuantum de ................... lei, reprezentand contravaloarea:
[ ] abonamentului;
[ ] biletelor de calatorie;
[ ] facturilor emise de firma transportatoare;
[ ] bonurilor de carburant.
Atasez urmatoarele documente doveditoare:
– daca deplasarea se efectueaza cu mijloc de transport in comun:
[ ] copie a B.I./C.I.;
[ ] abonament;
[ ] bilete de calatorie;
– daca deplasarea se efectueaza cu autoturismul/ambarcatiunea personal/personala:
[ ] copie a B.I./C.I.;
[ ] copie a certificatului de inmatriculare al autoturismului/ambarcatiunii [daca este inmatriculat(a) pe numele persoanei solicitante sau al sotului] sau alta dovada a proprietatii asupra mijlocului de transport;
[ ] imputernicire notariala [daca autoturismul/ambarcatiunea este inmatricula(a) pe numele altei persoane];
[ ] contract de comodat [daca autoturismul/ambarcatiunea este inmatriculat(a) pe numele altei persoane];
[ ] bonuri de carburant;
– daca transportul se efectueaza cu mijloacele de transport in regim taxi sau mijloacele de transport alternativ efectuat de un operator de transport alternativ autorizat:
[ ] facturile emise de firma transportatoare.
Data ........................
Semnatura .......................
Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Regulile de decontare pentru cadrele MAI si personalul civil
E-JURIDIC.RO
