Dosar personal angajat 2021. Ce trebuie sa contina acesta?

Aspectul complex al activitatilor departamentului de resurse umane este deja cunoscut, insa ne vom concentra asupra unui aspect tot mai verificat de inspectorii ITM in ultimele perioade. Pe adresa redactiei primim aproape zilnic intrebari cu privire la acest aspect, asadar ne-am gandit sa va oferim toate informatiile de care aveti nevoie pentru a trece cu brio de o eventuala verificare.

In plus, e de luat in calcul si faptul ca puteti obtine cu usurinta aprecierea superiorilor (sau chiar si o marire), daca veti putea pastra intreaga activitate a departamentului dumneavoastra in parametrii legali.

Dosarul personal al salariatului este important, fara doar si poate. Acesta, conform art. 7, alin. (2) din HG nr. 905/2017, certifica legalitatea si corectitudinea completarii in ReviSal. Asadar, retinem ca este absolut important ca modificarile si actualizarile din dosarul personal al salariatului sa poate fi gasite si in Registru.

Retinem, inainte de toate, ca in Codul muncii sunt prevazute urmatoarele tipuri de contracte de munca:

• contractul incheiat pe durata nedeterminata; 
• contractul incheiat pe durata determinata; 
• munca la domiciliu; 
• munca prin agent de munca temporara; 
• contractul de munca cu timp partial; 
• contractul de ucenicie.

Dosarul personal al angajatului in 2021. Lista de verificare

Conform actului normativ mentionat mai sus, dosarul trebui sa includa neaparat urmatoarele documente:

• copii dupa actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de identitate, certificat de nastere, certificat de casatorie;
• copii dupa actele de studii/calificari/formare profesionala; 
• formularul de candidatura (inclusiv CV si, eventual, scrisori de referinta); 
• cererea de angajare; 
• informarea prealabila la angajare;  
• certificatul medical „apt de angajare“ de la medicul de medicina a muncii; 
• fisa de instruire la angajare privind sanatatea si securitatea in munca; 
• copie de pe carnetul de munca, dupa caz; 
• certificatul de cazier judiciar sau declaratia pe proprie raspundere ca angajatul nu a suferit condamnari; 
• permisul de munca – daca angajatul este cetatean strain;  
• fisa postului; 
• contractul individual de munca; 
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca (de exemplu: act aditional pentru clauza cu privire la formarea profesionala, clauza de neconcurenta,
• clauza de mobilitate, clauza de confidentialitate, act aditional pentru modificari ale salariului sau ale functiei); 
• copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.); 
• copie dupa livretul militar – daca este cazul; 
• copie dupa permisul de conducere – daca este cazul;
• si alte 4 documente despre care puteti gasi detalii suplimentare AICI.

Kit de urgenta GDPR - Top 14 formulare de interes

Vezi AICI detalii

Proceduri si Politici GDPR obligatorii pentru Contabilitate - Ghid pentru Contabili - Top 9 Modele editabile

Vezi AICI detalii

Ghid GDPR pentru unitatile medicale

Vezi AICI detalii

Important! Departamentul de Resurse Umane este obligat sa raspunda in termen de 15 zile calendaristice la orice solicitare a angajatului cu privire la dosarul personal. In plus, toate datele sale personale trebuie protejate si tratate cu foarte mare grija.

Explicatiile privind avantajele respectarii legii si includerii tuturor actelor cerute in dosarul personal al salariatului sunt disponibile AICI! Chiar daca nu va ganditi la posibilitatea unui control ITM, avand toate aceste documente la indemana veti observa ca activitatatea devine mult mai usoara.

Angajatul informat poate cere care dosarul sau sa fie completat conform legii in vigoare, asadar aceste informatii sunt utile si lucratorilor!

Nota! Nu retineti in original actele de identitate si nici diplomele/certificatele de studii/calificari ale angajatilor! Toate aceste documente le veti include in copie in dosarul personal, originalul fiind proprietatea salariatului. 

Angajatorul, obligat sa mentina evidenta tuturor orelor lucrate

Conform art. 119 din Codul muncii astfel cum a fost modificat prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 53/2017, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru. 

Daca in unitate programul de lucru este inegal, atunci acesta poate fi instituit doar daca este specificat expres in contractul individual de munca (art. 116 alin. (2) din Codul muncii).

Detalii suplimentare si explicatii puteti gasi AICI!

La dosarul personal al salariatului pot fi incluse si aspecte negative ale activitatii acestuia. Este recomandat ca un astfel de istoric sa fie pastrat pentru minimum 3 ani.

Retinem, insa, ca sub sanctiunea nulitatii absolute, nicio masura, cu exceptia avertismentului scris, nu poate fi dispusa mai inainte de efectuarea unei cercetari disciplinare prealabile. 
 
Potrivit art. 75 alin. (1) din Contractul colectiv de munca unic la nivel national pe anii 2007-2010, angajatorul nu putea sanctiona salariatul cu avertisment scris fara cercetare prealabila. Aceasta clauza a fost preluata in contractele colective de munca la nivel de ramura si la nivel de unitate. Inainte de aplicarea sanctiunii verificati contractul colectiv de munca aplicabil.

Procedura de cercetare disciplinara trebuie sa fie clar si complet prevazuta in Regulamentul intern. Acest fapt precum si respectarea acestei proceduri intocmai cum a fost revazuta va asigura respingerea anularii sanctiunii disciplinare si motive suplimentare in aparare. 

Intocmirea corecta a dosarului personal al salariatului presupune, asadar, intelegerea si cunoasterea a sute de lucruri importante. ITM nu iarta abaterile si poate aplica sanctiuni destul de dure.

Din fericire, puteti evita situatiile neplacute. Aveti peste 330 de pagini de explicatii, exemple, legislatie si sfaturi de la specialisti cu privire la modul cel mai bun de a realiza dosarul personal al salariatului.

Foloseste cu incredere informatiile puse la dispozitie de profesionistii Rentrop&Straton!

Dosarul personal al salariatului este o lucrare gandita pentru tine si nevoile tale, oferindu-ti ajutorul care te transforma din novice in expert intr-un timp foarte scurt.

Ai toate informatiile la indemana, asadar este intotdeauna gata sa iei decizia potrivita!