Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania a publicat in Monitorul Oficial nr. 531 din 22 august 2013 Metodologia din 6 august 2013 privind citarea, notificarea si comunicarea actelor de procedura in materie notariala
Notarul public va instrumenta actul notarial pentru care legea dispune ca partile sa fie prezente sau a caror prezenta o considera necesara si va solutiona cauza succesorala numai daca partile sau, dupa caz, succesibilii/mostenitorii s-au prezentat personal ori prin reprezentant; in caz contrar va amana luarea unei decizii si va dispune citarea celor care nu s-au prezentat.
Pentru indeplinirea procedurii notariale, prezentarea partilor sau a succesibililor/mostenitorilor la biroul notarial nu este obligatorie, insa este necesar ca acestea/acestia sa fi fost legal citate/citati.
Partea sau succesibilul/mostenitorul care s-a prezentat la biroul notarial in scopul indeplinirii unei anumite proceduri este considerata/considerat ca are cunostinta despre noul termen dat pentru solutionarea acesteia, notarul nemaifiind obligat sa o/il citeze.
Comunicarea citatiilor, notificarilor si a tuturor actelor de procedura notariala se poate face de notarul public personal sau, dupa caz, prin:
a) telefax, posta electronica sau prin alte mijloace ce asigura transmiterea textului actului de procedura si confirmarea primirii acestuia, daca partea sau succesibilul a comunicat in acest scop notarului public datele corespunzatoare la care poate fi contactata/contactat. Confirmarea de predare a actelor de procedura se va face de catre functionarul biroului notarial desemnat ca agent procedural, distinct dupa cum persoana careia i se comunica un act de procedura are (anexa nr. 1 lit. A) sau nu (anexa nr. 1 lit. B) un functionar desemnat cu primirea corespondentei. Secretarul biroului notarial, in calitate de agent procedural desemnat pentru comunicarea actului de procedura, va intocmi confirmarea de predare a actelor de procedura ce constituie, potrivit celor doua litere din anexa mai susmentionata;
b) agenti procedurali, care au calitatea de angajati ai Camerei Notarilor Publici (Camera). Agentii procedurali au competenta sa comunice orice act de procedura notariala, pe intreg teritoriul Camerei ai carei angajati sunt, catre orice persoana al carui domiciliu/sediu se afla pe raza acelei Camere.
Daca domiciliul/sediul persoanei este in afara circumscriptiei teritoriale a Camerei, procedura se va indeplini de catre un agent procedural al Camerei pe teritoriul careia domiciliaza/isi are sediul respectiva persoana;
c) posta, prin scrisoare recomandata cu continut declarat si confirmare de primire, in plic inchis, la care se ataseaza dovada de primire sau procesul-verbal si instiintarea prevazute de art. 163 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedura civila, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Codul de procedura civila. La cererea partii interesate si pe cheltuiala sa, comunicarea actelor de procedura se face prin factor postal, folosirea serviciului de curierat rapid sau, daca notarul public apreciaza, prin intermediul unui executor judecatoresc.
Comunicarea se face in plic inchis ce va purta mentiunea "contine un act de procedura notariala", la care se va atasa procesul-verbal privind indeplinirea procedurii.
In scopul obtinerii unor date si informatii privind domiciliul partilor sau, dupa caz, al succesibililor/mostenitorilor, necesare pentru realizarea procedurii de comunicare a citatiilor si altor acte de procedura, notarii publici au acces la bazele de date electronice sau la alte sisteme de informare detinute de autoritati si institutii publice, carora, dupa incheierea unor protocoale in temeiul art. 81 din Legea notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995, republicata, cu modificarile ulterioare, le va reveni in acest sens obligatia corelativa.
Inmanarea citatiilor si a tuturor actelor de procedura se face, de regula, personal celui citat, la locul citarii stabilit conform art. 161 alin. (1) din Codul de procedura civila.
Comunicarea se va face diferentiat dupa cum persoana citata sau careia urmeaza sa i se inmaneze un act de procedura se afla in tara sau in strainatate, iar domiciliul acesteia este sau nu cunoscut, dupa cum urmeaza:
I. Comunicarea catre o persoana fizica domiciliata in Romania si al carei domiciliu este cunoscut se poate face in una dintre urmatoarele modalitati:
- in faciem, catre persoana fizica insasi, prin inmanarea directa si nemijlocita a citatiei oriunde se afla cel citat, la domiciliu, la serviciu, pe strada sau in alt spatiu public, cu conditia sa i se poata stabili identitatea, adica daca agentul procedural atesta ca o cunoaste personal sau a identificat-o;
- ad domo, la domiciliul cunoscut al persoanei, ceea ce implica si lasarea actului de procedura altei persoane, stabilite conform art. 12, sau afisarea lui;
- in alt loc decat domiciliul persoanei, in conditiile art. 11.
II. Comunicarea catre o persoana fizica domiciliata in strainatate se face diferentiat daca aceasta se gaseste in interes de serviciu sau cu alt scop, dupa cum urmeaza:
a) daca persoana se afla in interes de serviciu, sunt aplicabile urmatoarele dispozitii:
- personalul misiunilor diplomatice, al oficiilor consulare si cetatenii romani trimisi sa lucreze in cadrul personalului organizatiilor internationale, precum si membrii de familie care locuiesc cu ei, cat timp se afla in strainatate, se citeaza prin Ministerul Afacerilor Externe;
- alti cetateni romani, aflati in strainatate in interes de serviciu, inclusiv membrii familiilor care ii insotesc, se citeaza prin organele centrale care i-au trimis sau in subordinea carora se afla unitatea care i-a trimis in strainatate;
b) daca persoana se afla in strainatate in alt scop decat cel aratat la lit. a), se va proceda dupa cum urmeaza:
- daca are mandatar cunoscut in tara, va fi citat numai acesta;
- daca are domiciliul sau resedinta cunoscuta, printr-o citatie scrisa trimisa cu scrisoare recomandata cu continut declarat si confirmare de primire, recipisa de predare a scrisorii la Compania Nationala Posta Romana - S.A., in cuprinsul careia vor fi mentionate actele ce se expediaza, tinand loc de dovada a indeplinirii procedurii;
- daca prin tratate sau conventii internationale la care Romania este parte ori prin acte normative speciale se prevede altfel, potrivit acestor prevederi;
- daca domiciliul sau resedinta persoanei aflate in strainatate nu este cunoscut/cunoscuta, citarea se face potrivit art. 167 din Codul de procedura civila si, respectiv, art. 6 din prezenta metodologie.
Dupa ce notarul a intreprins toate diligentele necesare pentru a afla domiciliul partii sau succesibilului, potrivit art. 3, iar solicitantul a aratat motivat ca, desi a facut tot ce i-a stat in putinta, nu a reusit sa ii afle domiciliul sau sa determine alt loc unde ar putea fi citat, potrivit legii, notarul public va dispune citarea prin publicitate.
Citarea prin publicitate consta in afisare la usa biroului notarial, la sediul Camerei sau, dupa caz, al primariei localitatii unde persoana decedata, ai carei mostenitori nu sunt cunoscuti, a avut ultimul domiciliu*1), pe site-ul/portalul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania, precum si la ultimul domiciliu cunoscut al celui citat. Daca apreciaza ca este necesar, notarul public va dispune publicarea citatiei si in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a, sau intr-un ziar central de larga raspandire.
--------
*1) Conform art. 81 din Legea nr. 36/1995, republicata, cu modificarile ulterioare.
In aceasta situatie, termenul fixat pentru dezbatere va fi mai mare de 15 zile, intrucat procedura se socoteste indeplinita in a 15-a zi de la publicarea citatiei; nerespectarea termenului pentru indeplinirea citarii prin publicitate atrage nulitatea procedurii.
Cat timp mostenirea nu a fost acceptata sau daca succesibilul nu este cunoscut, notarul public competent sa o dezbata poate numi un curator special al mostenirii, pentru apararea drepturilor mostenitorului eventual; curatorul va avea drepturile si indatoririle de administrare prevazute la art. 1.117 alin. (3)-(5) din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata, cu modificarile ulterioare, denumita in continuare Codul civil. In aceasta situatie, la cererea creditorului sau a altei persoane interesate, notarul public competent va indeplini procedura de citare fata de curatorul special.
Pentru indeplinirea procedurii de comunicare a citatiilor si a altor acte de procedura, persoanele juridice de drept public vor fi citate dupa cum urmeaza:
- statul, daca legea nu dispune altfel, prin Ministerul Finantelor Publice sau prin alte organe anume desemnate in acest scop, la sediul acestora, citatia adresandu-se persoanelor care le reprezinta din punct de vedere legal;
- ministerele si celelalte organe ale administratiei de stat, prin ministri sau ceilalti reprezentanti legali;
- unitatea administrativ-teritoriala, dupa caz, prin presedintele consiliului judetean sau prin primar.
Persoanele care se afla in strainatate vor fi instiintate prin citatie ca au obligatia de a-si alege un domiciliu in Romania unde urmeaza sa li se faca toate comunicarile. In cazul in care acestea nu se conformeaza, comunicarile li se vor face prin scrisoare recomandata, recipisa de predare la Compania Nationala Posta Romana - S.A. a scrisorii, in cuprinsul careia vor fi mentionate actele ce se expediaza, tinand loc de dovada de indeplinire a procedurii. Aceasta prevedere nu se aplica in cazul in care persoanele ce urmeaza a fi citate siau ales una din modalitatile de comunicare prevazute la art. 2 alin. (1) lit. b).
Citatia va avea cuprinsul prevazut in anexa nr. 2, daca se refera la o cauza succesorala, si in anexa nr. 3, in celelalte situatii si va contine:
a) denumirea biroului notarial si sediul lui;
b) data emiterii citatiei;
c) numarul dosarului succesoral sau al inregistrarii notariale din Registrul general notarial in baza careia s-a dispus citarea;
d) anul, luna, ziua si ora infatisarii;
e) numele si prenumele sau denumirea, dupa caz, ale/a celui citat, precum si locul unde se citeaza;
f) calitatea celui citat;
g) obiectul cererii si, daca este cazul, numele si prenumele sau denumirea partii pentru indeplinirea cererii careia s-a dispus citarea;
h) mentiunea ca, prin inmanarea citatiei, sub semnatura de primire, personal ori prin reprezentant legal sau conventional ori prin functionarul sau persoana desemnata cu primirea corespondentei, cel citat este considerat ca are cunostinta si de termenele ulterioare aceluia pentru care citatia i-a fost inmanata;
i) alte mentiuni prevazute de lege considerate necesare de notar;
j) sigiliul biroului notarial si semnatura notarului public.
In citatie se mentioneaza, cand este cazul, orice date necesare pentru stabilirea adresei celui citat, precum si daca cel citat este obligat sa prezinte anumite inscrisuri ori daca, odata cu citatia, i se comunica si alte acte de procedura.
Cerintele mentionate la alin. (1) lit. a), c), d), e) si j) sunt prevazute sub sanctiunea nulitatii.
Sub sanctiunea nulitatii, citatia si celelalte acte de procedura trebuie sa fie inmanate celui citat cu cel putin 5 zile inaintea termenului fixat pentru indeplinirea procedurii notariale. Daca citatia sau actul de procedura se comunica prin agenti procedurali, acestia sunt tinuti sa instrumenteze numai in zilele lucratoare intre orele 7,00-20,00, iar in cazuri urgente si in zilele nelucratoare sau de sarbatori legale, dar numai cu conditia invederarii cazului de urgenta, conform art. 171 din Codul de procedura civila.
Inmanarea se face personal celui citat cu urmatoarele exceptii:
a) pentru cei care locuiesc in hotel sau camin, citatia se preda, in lipsa lor, administratorului hotelului ori asezamantului, iar, in lipsa acestuia, portarului ori celui care in mod obisnuit il inlocuieste;
b) pentru cei care se gasesc sub arme, citatia se inmaneaza la unitatea din care fac parte;
c) pentru cei care alcatuiesc echipajul unei nave maritime sau fluviale, in lipsa unui domiciliu cunoscut, inmanarea se face la capitania portului unde se gaseste inregistrata nava;
d) pentru detinuti, inmanarea se face la administratia inchisorii;
e) pentru bolnavii aflati in spitale, sanatorii sau in alte asemenea asezaminte de asistenta medicala ori sociala, inmanarea se face la administratia acestora;
f) incapabilii sunt citati prin reprezentantii lor legali;
g) pana la identificarea mostenitorului legal, in conditiile art. 1.136 din Codul civil si art. 6 alin. (4) din prezenta metodologie, curatorului special numit de notarul public.
Inmanarea citatiilor si a tuturor actelor de procedura catre un avocat, notar public ori executor judecatoresc se poate face personal sau catre functionarul ori persoana insarcinata cu primirea corespondentei, care va semna dovada. In lipsa acestora, inmanarea citatiei sau a actelor de procedura se va face administratorului cladirii, iar, in lipsa, paznicului sau agentului de paza, care va semna procesul-verbal intocmit in acest scop de catre agentul procedural, dupa ce acesta din urma a certificat in prealabil identitatea si calitatea persoanei.
Comunicarea citatiei se va face persoanei in drept sa o primeasca, care va semna dovada de inmanare, certificata de agentul procedural insarcinat cu inmanarea.
Daca destinatarul primeste citatia, dar refuza sa semneze dovada de inmanare ori, din motive intemeiate, nu o poate semna, agentul procedural va intocmi un proces-verbal in care va arata aceste imprejurari.
Daca destinatarul refuza sa primeasca citatia, agentul procedural o va depune in cutia postala. In lipsa cutiei postale, va afisa pe usa locuintei destinatarului o instiintare care trebuie sa cuprinda:
a) anul, luna, ziua si ora cand depunerea sau, dupa caz, afisarea a fost facuta;
b) numele si prenumele celui care a facut depunerea sau, dupa caz, afisarea si functia acestuia;
c) numele, prenumele si domiciliul sau, dupa caz, resedinta, respectiv sediul celui instiintat;
d) numarul dosarului succesoral in legatura cu care se face instiintarea sau numarul din Registrul de corespondenta si denumirea biroului notarial in cadrul caruia se va indeplini, cu indicarea sediului acestuia;
e) mentionarea actelor de procedura despre a caror comunicare este vorba;
f) mentiunea ca dupa o zi, dar nu mai tarziu de 7 zile de la afisarea instiintarii ori, cand exista urgenta, nu mai tarziu de 3 zile, destinatarul este in drept sa se prezinte la sediul biroului notarial pentru a i se comunica citatia. Cand domiciliul sau resedinta ori, dupa caz, sediul acestuia nu se afla in localitatea unde biroul notarial isi are sediul, instiintarea va cuprinde mentiunea ca, pentru a i se comunica citatia, destinatarul este in drept sa se prezinte la sediul primariei in a carei raza teritoriala locuieste sau isi are sediul;
g) mentiunea ca, in cazul in care, fara motive temeinice, destinatarul nu se prezinta pentru comunicarea citatiei in interiorul termenului de 7 zile sau, dupa caz, al termenului de 3 zile, prevazut la lit. f), citatia se considera comunicata la implinirea acestui termen;
h) semnatura celui care a depus sau a afisat instiintarea.
Mentiunile prevazute la alin. (3) lit. c)-g) se completeaza de catre agentul procedural. Termenele prevazute la alin. (3) lit. f) si g) se calculeaza zi cu zi.
Despre imprejurarile aratate la alin. (3) agentul procedural va intocmi un proces-verbal, care va cuprinde mentiunile prevazute la art. 14 si in anexa nr. 4; procesul-verbal va face dovada pana la inscrierea in fals cu privire la faptele constatate personal de cel care l-a incheiat.
Daca destinatarul nu este gasit la domiciliu ori resedinta sau, dupa caz, la sediu, agentul procedural ii va inmana citatia unei persoane majore din familie sau, in lipsa, oricarei altei persoane majore care locuieste cu destinatarul ori care, in mod obisnuit, ii primeste corespondenta.
Cand destinatarul locuieste intr-un hotel sau intr-o cladire compusa din mai multe apartamente si nu este gasit la aceasta locuinta, agentul procedural ii va comunica citatia administratorului, portarului sau celui care, in mod obisnuit, il inlocuieste. In aceste cazuri, persoana care primeste citatia va semna dovada de primire, agentul procedural certificandu-i identitatea si semnatura si incheind un proces-verbal cu privire la aceste imprejurari. Dispozitiile alin. (2) se aplica in mod corespunzator.
In cazul in care lipsesc persoanele prevazute la alin. (6) si (7), precum si atunci cand acestea, desi prezente, refuza sa primeasca actul, sunt aplicabile dispozitiile alin. (3)-(5).
In cazurile prevazute la alin. (3) si (8), agentul procedural are obligatia ca, in termen de cel mult 24 de ore de la depunerea sau afisarea instiintarii, sa depuna citatia, precum si procesul-verbal prevazut la alin. (5) la sediul biroului notarial care a emis citatia ori, dupa caz, la cel al primariei in raza careia destinatarul locuieste sau isi are sediul, urmand ca acestea sa comunice citatia.
Cand partii sau reprezentantului ei i s-a inmanat citatia de catre functionarul anume desemnat in cadrul primariei, aceasta/acesta are obligatia ca, in termen de cel mult 24 ore de la inmanare, sa inainteze biroului notarial dovada de inmanare prevazuta la alin. (1), precum si procesul-verbal prevazut la alin. (5).
Cand termenul prevazut la alin. (3) lit. f) s-a implinit fara ca partea sau un reprezentant al ei sa se prezinte la primarie pentru a i se inmana citatia, functionarul anume insarcinat din cadrul primariei va inainta biroului notarial, de indata, citatia ce trebuia comunicata, precum si procesul-verbal prevazut la alin. (5).
Dispozitiile prezentului articol se aplica si in cazul comunicarii sau notificarii oricarui altui act de procedura.
Dovada de inmanare a citatiei sau a altui act de procedura ori, dupa caz, procesul-verbal va cuprinde (anexa nr. 4):
a) anul, luna, ziua si ora cand dovada a fost luata sau procesul-verbal a fost intocmit;
b) numele, prenumele si functia agentului procedural, precum si, daca este cazul, ale functionarului de la primarie;
c) numele si prenumele sau denumirea, dupa caz, si domiciliul ori sediul destinatarului, cu indicarea numarului etajului, apartamentului sau camerei, daca cel citat locuieste intr-o cladire cu mai multe etaje ori apartamente sau in hotel, precum si daca actul de procedura a fost inmanat la locuinta sa, depus in cutia postala ori afisat pe usa locuintei. Daca actul de procedura a fost inmanat in alt loc, se va face mentiune despre aceasta;
d) numele, prenumele si calitatea celui caruia i s-a facut inmanarea, in cazul in care actul de procedura a fost inmanat altei persoane decat destinatarului;
e) denumirea biroului notarial de la care emana citatia ori alt act de procedura si numarul dosarului;
f) semnatura celui care a primit citatia sau alt act de procedura, precum si semnatura agentului procedural sau, dupa caz, functionarului de la primarie care o certifica, iar in cazul in care se intocmeste proces-verbal, semnatura agentului procedural, respectiv a functionarului primariei.
Procesul-verbal va cuprinde, de asemenea, si precizarea motivelor pentru care a fost intocmit.
Cerintele mentionate la alin. (1) lit. a) si c), d)-f) sunt prevazute sub sanctiunea nulitatii.
Mentiunile din procesul-verbal privitoare la faptele constatate personal de cel care l-a intocmit nu pot fi combatute decat prin procedura inscrierii in fals.
Procedura se socoteste indeplinita:
1. la data semnarii dovezii de inmanare ori, dupa caz, a incheierii procesului-verbal prevazut la art. 14, indiferent daca partea a primit sau nu citatia ori alt act de procedura;
2. la data semnarii de catre parte a confirmarii de primire ori a consemnarii de catre functionarul postal sau de catre curier a refuzului acesteia de a primi corespondenta, in cazul citarii ori comunicarii altui act de procedura prin posta sau curierat rapid, potrivit art. 2 alin. (1), lit. a);
3. la data mentionata pe copia imprimata a confirmarii expedierii, certificata de notarul public sau de agentul procedural notarial care a facut transmisiunea, in cazul citarii sau comunicarii altui act de procedura efectuate potrivit art. 2 alin. (1) lit. b).
Anexele nr. 1-4 fac parte integranta din prezenta metodologie.
