Cheltuieli de protocol: Documente justificative obligatorii

O societate care merge pe pierdere poate inregistra cheltuieli de protocol? Ce documente trebuie anexate ca justificare "in scopul afacerii" astfel incat sa se faca delimitarea cheltuielilor de protocol de avantajele in natura?

Raspuns:
Incepind cu anul 2013, problematica fiscala a protocolului se analizeaza din doua perspective diferite: una a TVA-ului si cealalta a impozitului pe profit.

Din punctul de vedere al TVA-ului, legislatia in materie este data de art. 128 alin. (8) litera f) din Codul fiscal si punctul 6 alin. (10) litera a) din normele date in aplicarea acestui articol.

Astfel, bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, intr-o perioada fiscala.

Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol este recomandabil ca responsabilul cu organizarea acestei actiuni sa intocmeasca un referat prin care motiveaza necesitatea acestei actiuni, dar fara a nominaliza persoanele participante. In acest caz se poate mentiona doar scopul actiunii, de exemplu:

- discutii privind imbunatatirea modului de derulare a contractelor deja existente;
purtarea tratativelor pentru continuarea derularii contractului incheiat pentru o anumita perioada de timp;
- extinderea afacerii pe noi piete de desfacere a produselor;
- mentinerea relatiilor comerciale.

Referatul respectiv trebuie supus aprobarii conducerii societatii pentru efectuarea cheltuielilor respective, confirmand astfel ca actiunea de protocol se desfasoara in scopul sustinerii activitatii economice.

La aceste documente se pot anexa copii de pe corespondenta purtata cu partenerii/potentialii parteneri prin e-mail, cereri de comanda, invitatii, diverse corespondente privind unele negocieri, oferte, contracte incheiate etc.

D.p.d.v. al impozitului pe profit, sumele respective se deduc limitat, conform prevederilor art. 21 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal: "Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:

a) cheltuielile de protocol in limita unei cote de 2% aplicata asupra diferentei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile si totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decat cheltuielile de protocol si cheltuielile cu impozitul pe profit.".