In Monitorul oficial nr. 316 a fost publicat Ordinul nr. 71 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a aparatului propriu al Inspectoratului General pentru Imigrari
Avand in vedere prevederile Hotararii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorica si efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificarile si completarile ulterioare,
in temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobata cu modificari prin Legea nr. 15/2008, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul afacerilor interne emite urmatorul ordin:
ART. 1
Se aproba Regulamentul de organizare si functionare a aparatului propriu al Inspectoratului General pentru Imigrari, prevazut in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
ART. 2
Prezentul ordin intra in vigoare la data de 31 mai 2013.
ART. 3
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
p. Ministrul afacerilor interne,
Constantin-Catalin Chiper,
secretar de stat
Bucuresti, 27 mai 2013.
Nr. 71.
ANEXA
REGULAMENT
de organizare si functionare a aparatului propriu al
Inspectoratului General pentru Imigrari
CAP. I
Dispozitii generale
ART. 1
(1) Inspectoratul General pentru Imigrari, infiintat in temeiul art. II din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 18/2012 pentru modificarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Afacerilor Interne si pentru modificarea unor acte normative, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 118/2012, denumit in continuare I.G.I., este organ de specialitate al administratiei publice centrale, cu personalitate juridica, organizat la nivel central si teritorial, in subordinea Ministerului Afacerilor Interne, denumit in continuare M.A.I., care are ca scop implementarea politicilor Romaniei in domeniul migratiei, azilului si integrarii strainilor, precum si a legislatiei relevante in aceste domenii.
(2) Structura organizatorica a aparatului propriu si atributiile I.G.I. sunt aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 639/2007 privind structura organizatorica si atributiile Inspectoratului General pentru Imigrari, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 2
(1) I.G.I. isi desfasoara activitatea sub coordonarea secretarului de stat desemnat in acest sens.
(2) In domeniile de competenta I.G.I. coopereaza cu:
a) celelalte unitati ale M.A.I.;
b) institutii similare din alte tari;
c) organisme internationale si organizatii nonguvernamentale, in baza intelegerilor la care Romania este parte;
d) misiunile diplomatice si oficiile consulare acreditate in Romania, in conditiile legii.
(3) I.G.I. colaboreaza, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative in vigoare, cu autoritati publice, societati, operatori economici, precum si cu persoane fizice.
(4) Diagrama de relatii a I.G.I. este prezentata in anexa nr. 1.
CAP. II
Organizarea I.G.I.
SECŢIUNEA 1
Structura si relatiile organizatorice
ART. 3
(1) Structura organizatorica a aparatului propriu al I.G.I. cuprinde, in conformitate cu anexa la Hotararea Guvernului nr. 639/2007, cu modificarile si completarile ulterioare:
a) conducerea;
b) Serviciul cabinet;
c) Serviciul control;
d) Financiar;
e) Serviciul analiza de risc, strategii si valorificarea informatiilor;
f) Biroul informare si relatii publice;
g) Structura de securitate (la nivel de birou);
h) Directia resurse si cooperare internationala:
(i) conducerea;
(ii) Serviciul resurse umane si asistenta psihologica;
(iii) Serviciul juridic;
(iv) Serviciul organizare si planificare;
(v) Serviciul afaceri europene si cooperare internationala;
i) Directia logistica:
(i) conducerea;
(ii) Serviciul administrativ;
(iii) Serviciul implementare programe;
(iv) Centrul de comunicatii si informatica (la nivel de serviciu);
(v) Biroul achizitii;
j) Directia migratie:
(i) conducerea;
(ii) Serviciul admisie;
(iii) Serviciul rezidenta/sedere cetateni UE, SEE si state terte;
(iv) Serviciul custodie publica, returnari si escorte;
(v) Serviciul combaterea sederii ilegale si masuri restrictive;
k) Directia azil si integrare:
(i) conducerea;
(ii) Serviciul protectie internationala si proceduri de azil;
(iii) Serviciul Dublin si Eurodac;
(iv) Serviciul integrare, asistenta, coordonare centre si relocare.
(2) Organigrama aparatului propriu al I.G.I. este prevazuta in anexa nr. 2.
ART. 4
Activitatea desfasurata de catre structurile centrale si teritoriale ale I.G.I., in vederea atingerii obiectivelor propuse, are la baza relatii de autoritate ierarhice si functionale, de cooperare, de coordonare si de control, potrivit atributiilor stabilite pentru fiecare serviciu, birou sau compartiment in parte.
ART. 5
(1) Relatiile de autoritate ierarhice se stabilesc:
a) intre conducerea I.G.I. si toate structurile centrale si teritoriale ale acestuia in scopul mentinerii, pastrarii si perfectionarii starii de functionalitate a sistemului relational intern al I.G.I.;
b) intre sefii structurilor centrale si subordonate si personalul subordonat acestora.
(2) Relatiile de autoritate functionale se stabilesc in cadrul compartimentelor centrale care nu sunt prevazute cu functii de conducere, intre personalul cu functia cea mai mare, denumit in continuare ofiteri desemnati, si restul personalului, in vederea indrumarii si imbinarii in mod unitar, in conformitate cu scopurile si obiectivele propuse, a activitatii acestor compartimente si a echilibrarii sarcinilor, armonizarii eforturilor necesare si asigurarii unitatii de actiune in indeplinirea obiectivelor.
ART. 6
Relatiile de cooperare se stabilesc intre directiile, serviciile, birourile si compartimentele centrale ale I.G.I. pentru indeplinirea sarcinilor specifice si in vederea integrarii obiectivelor partiale in ansamblul misiunilor I.G.I.
ART. 7
(1) Relatiile de coordonare se stabilesc intre structurile centrale ale I.G.I. si cele subordonate, potrivit liniei de munca specifice date in competenta fiecarei structuri centrale.
(2) Activitatea de coordonare a structurilor subordonate de catre structurile centrale ale I.G.I., pe linii specifice de munca, are ca scop:
a) sincronizarea si desfasurarea unitara a activitatii structurilor subordonate;
b) directionarea structurilor subordonate in ceea ce priveste aplicarea legislatiei specifice, precum si a procedurilor stabilite prin normele interne de munca ori regulamentele de organizare si functionare;
c) optimizarea tuturor activitatilor in scopul indeplinirii obiectivelor propuse, prin utilizarea rationala si valorificarea tuturor resurselor, inclusiv a celor umane;
d) verificarea indeplinirii de catre structurile subordonate a atributiilor specifice, potrivit liniilor de munca corespondente de la nivelul aparatului propriu al I.G.I.
SECŢIUNEA a 2-a
Activitatea de planificare, analiza si control
ART. 8
Activitatea de control este atributul conducerii unitatii si se realizeaza direct sau prin intermediul Serviciului control, avand posibilitatea de a angrena personal specializat al structurilor centrale, pe linii specifice de munca.
ART. 9
Planificarea activitatii si analiza realizarii sarcinilor se realizeaza astfel:
a) planificarea activitatilor I.G.I. se realizeaza anual, iar analiza si/sau actualizarea planului de activitati se elaboreaza semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru intregul an;
b) planificarea activitatilor directiilor, precum si a structurilor subordonate nemijlocit conducerii I.G.I. sau directiilor se realizeaza anual, iar analiza si/sau actualizarea planurilor de activitati se elaboreaza semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru intregul an.
SECŢIUNEA a 3-a
Circuitul intern al documentelor
ART. 10
(1) Circuitul intern al documentelor presupune desfasurarea unor activitati de predare/primire, redactare, gestionare, evidenta, multiplicare, manipulare, transport si expediere a documentelor si este de doua feluri:
a) circuit primar;
b) circuit secundar.
(2) Circuitul primar se aplica documentelor care vizeaza atributii exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:
a) conducerea M.A.I.;
b) structurile din aparatul central al M.A.I. sau subordonate nemijlocit;
c) alte institutii din cadrul M.A.I. care au calitatea de ordonator secundar de credite;
d) institutii din afara M.A.I.;
e) aparatul central si structurile teritoriale ale I.G.I.
(3) Circuitul secundar se aplica documentelor care nu vizeaza atributii exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:
a) institutii din cadrul M.A.I.;
b) institutii din afara M.A.I.;
c) aparatul central si structurile teritoriale ale I.G.I.
ART. 11
(1) Corespondenta pentru circuitul primar se primeste de catre personalul din Serviciul cabinet prin posta militara/civila, fax, e-mail, curierat etc., se inregistreaza in registrele de tranzit, apoi se introduce in mapa conducerii unitatii, in functie de domeniile coordonate, conform fisei postului, pentru punerea rezolutiei si ulterior se preda pe baza de semnatura in condica conducerii I.G.I. Corespondenta poate fi primita si la sediul I.G.I. din str. Cpt. Av. Alex. Şerbanescu de catre lucratorul desemnat, care o trimite, pe baza de condica, la Serviciul cabinet.
(2) Dupa punerea rezolutiei pe documente de catre conducerea unitatii, lucratorii anume desemnati din cadrul Serviciului cabinet fac mentiunile necesare in registrele de tranzit si le distribuie lucratorilor cu atributii pe linie de secretariat care deservesc Directia migratie, Directia azil si integrare, Directia logistica, Directia resurse si cooperare internationala, precum si unele structuri subordonate conducerii I.G.I., in vederea pregatirii mapelor pentru punerea rezolutiei de catre directorii de directii/sefii serviciilor/birourilor subordonate conducerii I.G.I.
(3) Lucrarile care au rezolutia directorilor de directii sunt inaintate pentru punerea rezolutiei sefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior, persoanele cu atributii pe linie de secretariat vor inregistra documentele in registrele special constituite la nivelul fiecarei directii si apoi vor fi distribuite, pe baza de condica, lucratorilor anume desemnati.
(4) Lucrarile care au rezolutia sefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi inregistrate de catre persoanele cu atributii pe linie de secretariat in registrele special constituite la nivelul fiecarui serviciu/birou si apoi vor fi distribuite, pe baza de condica, lucratorilor anume desemnati.
ART. 12
Dupa semnare/aprobare, lucrarile sunt pregatite pentru expeditie de catre persoanele responsabile cu atributii pe linie de secretariat si ulterior sunt predate pe baza de condica lucratorilor Serviciului cabinet, in vederea expedierii.
ART. 13
(1) Fac exceptie de la circuitul documentelor mentionat anterior cererile de viza si cererile pentru eliberarea permisului de trecere locala a frontierei in regimul micului trafic de frontiera, transmise prin sistemul informatic Sistemul national de informatii privind vizele, denumit in continuare S.N.I.V., de catre Centrul National de Vize din cadrul Ministerului Afacerilor Externe, denumit in continuare M.A.E., sau de catre misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale Romaniei in strainatate.
(2) Acestea sunt inregistrate electronic in Sistemul informatic de management al strainilor, denumit in continuare S.I.M.S., de catre lucratorul responsabil pentru solutionare, conform atributiilor inscrise in fisa postului, si listate pe suport letric prin alocarea unui numar din plaja de numere repartizate anual Serviciului admisie din Directia migratie.
(3) Circuitul ulterior al acestor cereri se stabileste prin procedura specifica interna la nivelul Directiei migratie.
ART. 14
Structurile care isi pot asigura atributii pe linie de secretariat, precum si cele carora li se asigura aceste activitati de catre Serviciul cabinet se stabilesc prin dispozitie a inspectorului general.
ART. 15
(1) Corespondenta pentru circuitul secundar se primeste de catre lucratorii de la Serviciul cabinet si se preda in functie de domeniul de activitate, pe baza de condica, lucratorilor cu atributii pe linie de secretariat din cadrul celor 4 directii si al structurilor direct subordonate conducerii institutiei; corespondenta primita la sediul din str. Cpt. Av. Alex. Şerbanescu se trimite, pe baza de condica, de catre lucratorul desemnat la structurile I.G.I. nominalizate.
(2) Lucrarile care au rezolutia directorilor de directii sunt inaintate pentru punerea rezolutiei sefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior persoanele cu atributii pe linie de secretariat vor inregistra documentele in registrele special constituite la nivelul fiecarei directii si apoi vor fi distribuite, pe baza de condica, lucratorilor anume desemnati.
(3) Lucrarile care au rezolutia sefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi inregistrate de catre persoanele cu atributii pe linie de secretariat in registrele special constituite la nivelul fiecarui serviciu/birou si apoi vor fi distribuite, pe baza de condica, lucratorilor anume desemnati.
ART. 16
Dupa solutionare, sefii serviciilor/birourilor semneaza raspunsurile si le prezinta pentru semnare/aprobare, conform competentelor stabilite prin fisa postului, direct directorului directiei de linie sau prin intermediul Serviciului cabinet conducerii I.G.I.
ART. 17
Dupa semnare/aprobare, lucrarile sunt pregatite pentru expeditie de catre persoanele responsabile cu atributii pe linie de secretariat si ulterior sunt predate, pe baza de condica, lucratorilor Serviciului cabinet, in vederea expedierii.
CAP. III
Atributiile I.G.I.
ART. 18
I.G.I. are, in domeniul migratiei, azilului si integrarii, atributiile prevazute la art. 5 din Hotararea Guvernului nr. 639/2007, cu modificarile si completarile ulterioare.
CAP. IV
Conducerea I.G.I.
ART. 19
(1) Conducerea I.G.I. este asigurata de un inspector general, ajutat de 2 inspectori generali adjuncti.
(2) Inspectorul general conduce intreaga activitate a I.G.I. si il reprezinta in relatiile cu comandantii/sefii celorlalte unitati ale M.A.I., cu institutiile si organismele din afara M.A.I., potrivit competentelor legale.
(3) Inspectorul general poate delega, in conditiile legii, atributii din competenta sa inspectorilor generali adjuncti, directorilor directiilor sau altor persoane din subordine.
(4) Conducerea I.G.I. dispune constituirea grupurilor de lucru pentru elaborarea si implementarea proiectelor de monopol, finantate din Fondul european pentru refugiati, in situatia in care I.G.I. actioneaza ca organism de executie cu atributii specifice domeniului ordine si siguranta publica, conform prevederilor art. 8 lit. j) din Ordinul ministrului administratiei si internelor si al ministrului finantelor publice nr. 277/3.009/2011 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategica si financiara, gestionarea, implementarea si auditarea utilizarii asistentei financiare acordate Romaniei prin Fondul european pentru refugiati, Fondul european de returnare si Fondul european de integrare a resortisantilor tarilor terte din cadrul Programului general "Solidaritatea si gestionarea fluxurilor migratorii".
ART. 20
(1) Inspectorul general raspunde in fata conducerii M.A.I. de intreaga activitate pe care o desfasoara I.G.I., potrivit prevederilor fisei postului prevazute in anexa nr. 3.
(2) In exercitarea atributiilor sale, inspectorul general emite dispozitii obligatorii pentru personalul din subordine.
ART. 21
(1) Inspectorii generali adjuncti se subordoneaza nemijlocit inspectorului general si raspund de activitatea structurilor ce le sunt incredintate spre coordonare si indrumare, potrivit prevederilor fiselor posturilor prevazute in anexele nr. 4 si 5.
(2) In lipsa inspectorului general, prerogativele acestuia sunt indeplinite de catre unul dintre inspectorii generali adjuncti.
ART. 22
(1) Directorii directiilor se subordoneaza nemijlocit inspectorului general si inspectorilor generali adjuncti si raspund de activitatea compartimentelor de munca din directiile pe care le conduc.
(2) Directorii directiilor pot delega, in conditiile legii, atributii din competenta lor altor persoane din subordine.
ART. 23
Conducerea si coordonarea serviciilor, birourilor si compartimentelor sunt exercitate de sefii acestora sau de ofiterii desemnati in conformitate cu prevederile art. 5 alin. (2), iar in lipsa lor de catre un ofiter desemnat.
ART. 24
(1) Şefii serviciilor, birourilor si ofiterii desemnati sa coordoneze activitatea compartimentelor din I.G.I. raspund de intreaga activitate pe care o desfasoara in fata inspectorului general, a inspectorilor generali adjuncti sau, dupa caz, in fata directorilor de directii.
(2) Şefii serviciilor, birourilor si ofiterii desemnati sa coordoneze activitatea compartimentelor conduc sau coordoneaza intreaga activitate pe liniile lor de competenta si reprezinta I.G.I. in relatiile cu celelalte unitati ale M.A.I. si autoritati din afara M.A.I., conform delegarii si dispozitiilor primite.
CAP. V
Atributiile structurilor aparatului propriu al I.G.I.
SECŢIUNEA 1
Serviciul cabinet
ART. 25
(1) Pe linie de secretariat si documente clasificate, Serviciul cabinet are urmatoarele atributii:
a) primeste, tine evidenta, verifica - acolo unde exista posibilitatea corespondenta se verifica si cu mijloace speciale pentru controlul antiterorist -, inregistreaza, repartizeaza corespondenta interna si externa prin circuitul intern al documentelor, pastreaza, asigura transmiterea, pregateste si expediaza corespondenta, claseaza, arhiveaza sau distruge documentele ordinare si clasificate;
b) intocmeste, dupa consultarea conducerii I.G.I., ordinea de zi a sedintelor la care participa conducerea si lista participantilor, consemneaza problemele discutate/prezentate in cadrul sedintelor, prin stenodactilografiere/scriere in registre special constituite, difuzeaza deciziile, instructiunile, dispozitiile date cu aceasta ocazie;
c) tine evidenta ordinelor, instructiunilor si regulamentelor clasificate emise de conducerea M.A.I.;
d) primeste, inregistreaza, inainteaza petitiile inregistrate catre compartimentele de specialitate, in functie de obiectul acestora, cu precizarea termenului de trimitere a raspunsului, urmarind solutionarea si redactarea in termen a raspunsului, expediaza raspunsul catre petitionar si se ingrijeste de clasarea si arhivarea petitiilor;
e) asigura relatia cu publicul, cetateni romani si straini, reprezentanti ai persoanelor fizice si juridice in Romania, care depun cereri adresate conducerii I.G.I.;
f) tine evidenta prezentei si a raspandirilor personalului I.G.I. prin redactarea dispozitiei zilnice pe unitate, pe care o prezinta spre aprobare conducerii si o aduce la cunostinta celor in drept;
g) inregistreaza, tine evidenta si asigura distribuirea sigiliilor si stampilelor;
h) executa transportul corespondentei ordinare si a celei care contine informatii clasificate secret de serviciu intre sediile I.G.I. si la alte institutii abilitate etc.;
i) asigura multiplicarea, evidenta, pastrarea si manipularea documentelor ce contin informatii clasificate si ordinare, intocmite in cadrul I.G.I., si a celor primite de la alte unitati, in conformitate cu prevederile actelor normative in vigoare;
j) coordoneaza si controleaza activitatea structurilor teritoriale din subordinea I.G.I. pe liniile de munca specifice.
(2) Pe linie de protocol, Serviciul cabinet are urmatoarele atributii:
a) asigura organizarea si executarea masurilor si actiunilor de protocol planificate/neplanificate la nivelul conducerii I.G.I.;
b) asigura primirea, traducerea, redactarea si transmiterea, dupa caz, a corespondentei de la/la organele de protocol din strainatate;
c) organizeaza primirea la conducerea I.G.I. a diplomatilor acreditati la Bucuresti sau a altor cetateni straini;
d) redacteaza si asigura trimiterea unor scrisori adresate de conducerea I.G.I. catre diferite organisme sau personalitati din tara ori strainatate;
e) asigura transmiterea felicitarilor din partea conducerii I.G.I., precum si a multumirilor conducerii la felicitarile primite;
f) intocmeste notele necesare in vederea confectionarii si depunerii coroanelor si jerbelor cu ocazia unor evenimente oficiale;
g) tine evidenta fondului de protocol si a tuturor operatiunilor legate de acesta;
h) asigura traducerea materialelor dispuse de conducerea I.G.I.;
i) executa si alte atributii pe linie de protocol dispuse de conducerea I.G.I.
(3) Pe linie de arhiva, Serviciul cabinet are urmatoarele atributii:
a) indruma si coordoneaza activitatea de arhiva desfasurata de I.G.I.;
b) organizeaza si asigura intretinerea si exploatarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul I.G.I., in conformitate cu dispozitiile legale in materie;
c) efectueaza verificari in evidenta centrala si in fondul arhivistic si asigura studierea dosarelor aflate in gestiune la solicitarea unor structuri din M.A.I., a Serviciului Roman de Informatii, Serviciului de Informatii Externe, Ministerului Apararii Nationale sau a altor organe ale administratiei publice, pe baza de delegatii semnate de conducatorii institutiilor abilitate si aprobate de conducerea I.G.I., in conformitate cu prevederile legale in vigoare;
d) organizeaza si conserva fondul arhivistic neclasificat al I.G.I. in ordinea cronologica a constituirii dosarelor si ia masuri pentru prevenirea degradarii, distrugerii sau sustragerii documentelor;
e) primeste si distribuie dosare lucratorilor I.G.I in baza solicitarii scrise sau listei aprobate de ofiterul desemnat;
f) identifica si nominalizeaza inscrisurile si documentele ce constituie "Tezaurul de documente al I.G.I." si propune preluarea acestora in arhiva M.A.I.;
g) efectueaza "preluarea" si "transmiterea" dosarelor cetatenilor straini in baza de date a S.I.M.S.;
h) coopereaza cu alte structuri ale M.A.I. in domeniul de competenta si cu structurile I.G.I. pentru corectarea evidentelor dosarelor in S.I.M.S.;
i) asigura valorificarea optima a spatiului de arhivare si propune masuri de imbunatatire a conditiilor de spatiu, mediu si climat;
j) asigura respectarea normelor de prevenire si stingere a incendiilor si de protectie a muncii in incinta arhivei, ia masuri de asigurare a mijloacelor de prevenire si stingere a incendiilor si de instruire a personalului pentru situatii de incendii, calamitati naturale sau catastrofe;
k) intocmeste situatii si rapoarte specifice solicitate de conducerea I.G.I.;
l) elaboreaza precizari metodologice in domeniile de competenta.
SECŢIUNEA a 2-a
Serviciul control
ART. 26
Serviciul control are urmatoarele atributii:
a) intocmeste graficul anual al controalelor de fond si il supune aprobarii conducerii I.G.I., care dupa aprobare devine parte integranta a planului de munca;
b) planifica, organizeaza si executa controale de fond si asigura desfasurarea controalelor tematice la structurile I.G.I.;
c) conduce si coordoneaza activitatea colectivelor care executa controalele de fond si intocmeste rapoarte cu constatari, concluzii si propuneri de masuri, pe care le prezinta spre aprobare conducerii I.G.I.;
d) formuleaza propuneri pentru stabilirea componentei colectivelor de control si intocmeste planuri tematice pentru fiecare actiune in parte;
e) prezinta conducerii I.G.I. rezultatele tuturor controalelor, de fond, tematice, inopinate, iar dupa aprobare le transmite structurilor controlate pentru remedierea lipsurilor constatate si punerea in aplicare a masurilor dispuse;
f) urmareste modul de executare a masurilor dispuse in urma controalelor si prezinta concluziile conducerii I.G.I.;
g) verifica, la ordin, petitiile si sesizarile adresate conducerii I.G.I. referitoare la intregul personal din subordine;
h) la solicitarea Corpului de control al ministrului participa la inspectiile si controalele organizate la structurile subordonate I.G.I.;
i) efectueaza cercetarea prealabila a faptelor care constituie abateri disciplinare savarsite de personalul din structura I.G.I.;
j) propune conducerii I.G.I., pe baza constatarilor facute in exercitarea activitatilor curente, elaborarea de dispozitii sau modificarea si completarea celor existente;
k) intocmeste si actualizeaza Registrul de riscuri in conformitate cu standardele de control managerial intern, precum si Registrul de riscuri anticoruptie si monitorizeaza implementarea de catre structurile din subordine a sarcinilor cuprinse in acestea;
l) intocmeste si prezinta periodic ori la ordin rapoarte si sinteze de evaluare a fenomenelor specifice domeniului de activitate;
m) organizeaza si executa alte activitati specifice la ordin sau cu aprobarea conducerii I.G.I.;
n) participa la cercetarile administrative in vederea stabilirii raspunderii materiale a personalului din subordine pentru prejudicii cauzate I.G.I.;
o) desfasoara activitati de prevenire, constatare a neregulilor si stabilire a creantelor bugetare pentru proiectele finantate in cadrul schemelor de grant, din Fondul european pentru refugiati, Fondul european de returnare si Fondul european de integrare a resortisantilor tarilor terte din cadrul Programului general "Solidaritatea si gestionarea fluxurilor migratorii", denumit in continuare PGSOLID;
p) pe baza analizei privind factorii de risc si vulnerabilitatile la coruptie, anual, elaboreaza Planul de actiune privind prevenirea coruptiei interne din cadrul I.G.I. si urmareste indeplinirea sarcinilor asumate;
q) colaboreaza cu Directia Generala Anticoruptie pe linia prevenirii faptelor de coruptie in randul personalului I.G.I., precum si cu alte structuri specializate din cadrul M.A.I.;
r) elaboreaza instrumente conceptual-metodologice care sa asigure, la nivelul acestora, desfasurarea activitatilor de implementare a standardelor de control intern/managerial intrun mod unitar si conformitatea acestora cu dispozitiile normative incidente;
s) monitorizeaza intregul proces desfasurat la nivelul aparatului propriu si a structurilor subordonate pe linia sistemului de control intern/managerial, prin realizarea raportarilor periodice catre ordonatorul secundar de credite a modului de implementare a masurilor stabilite in cadrul sistemului;
t) efectueaza analize calitative periodice asupra activitatilor astfel desfasurate, raportate catre ordonatorul secundar de credite, in urma carora sa fie identificate masuri concrete, coerente de remediere si de corectare a eventualelor neajunsuri care ar putea surveni in procesul de implementare;
u) coordoneaza procesul de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial desfasurat la nivelul unitatilor subordonate si realizarea raportului anual al ordonatorului secundar de credite asupra sistemului de control intern/managerial;
v) indruma metodologic reprezentantii structurilor subordonate ordonatorului secundar de credite;
w) prelucreaza in cadrul sedintelor periodice toate documentele/recomandarile organizatorice primite din partea ordonatorului principal de credite in domeniul controlului intern/managerial si transpunerea activitatilor specifice I.G.I. in continutul documentelor programatice elaborate si supuse aprobarii conducerii I.G.I.;
x) elaboreaza Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul I.G.I., ca urmare a sedintei/sedintelor membrilor structurii cu atributii de coordonare, monitorizare si indrumare metodologica, in concordanta cu prevederile Conceptiei/Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial elaborat la nivelul M.A.I, precum si asigurarea indeplinirii activitatilor programatice proprii elaborate;
y) supune aprobarii conducerii I.G.I. varianta finala a Programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial elaborat conform recomandarilor primite din partea M.A.I.;
z) efectueaza analize periodice cu privire la modul de indeplinire a obiectivelor generale si specifice prevazute in continutul Programului de control intern/managerial elaborat la nivelul I.G.I. si identificarea unor metode optime de indeplinire a acestor obiective, pe criterii de eficienta si eficacitate;
aa) consemneaza in procesele-verbale incheiate rezultatele si hotararile adoptate de membrii structurii cu atributii de coordonare, monitorizare si indrumare metodologica a sistemului de control intern/managerial al I.G.I., ca urmare a intrunirilor de lucru desfasurate;
ab) coordoneaza, anual, activitatile specifice desfasurarii procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial la nivelul I.G.I. si elaboreaza, prin intermediul lucratorului desemnat, situatia sintetica a rezultatelor autoevaluarii, raportul anual al ordonatorului secundar de credite, prin centralizarea informatiilor din chestionarul de autoevaluare, documente supuse aprobarii conducerii I.G.I.;
ac) elaboreaza si transmite ordonatorului principal de credite, in scopul realizarii obiectivelor prevazute in continutul Programului anual de control intern/managerial, rezultatele obtinute ca urmare a activitatilor de evaluare trimestriala/anuala a elementelor de progres inregistrate la nivelul I.G.I., conform solicitarilor primite din partea Corpului de control al M.A.I, prin completarea continutului machetei prevazute la cap. I din anexa nr. 3 la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificarile ulterioare, sub semnatura conducerii I.G.I.
SECŢIUNEA a 3-a
Financiar
ART. 27
(1) Financiar este structura organizata la nivel serviciu, care are urmatoarele atributii:
a) elaboreaza si fundamenteaza, impreuna cu structurile specializate, bugetul de venituri si cheltuieli al I.G.I., la nivel de ordonator secundar;
b) asigura finantarea, coordoneaza si controleaza intreaga activitate a ordonatorilor tertiari de credite din subordine;
c) analizeaza situatiile financiare trimestriale si anuale ale ordonatorilor tertiari de credite subordonati si intocmeste situatiile financiare trimestriale si anuale centralizate ale ordonatorului secundar de credite;
d) exercita controlul financiar preventiv propriu asupra operatiunilor stabilite, sigiliul 1;
e) asigura si executa bugetul propriu al ordonatorului secundar de credite;
f) asigura organizarea si conducerea contabilitatii in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.917/2005, cu modificarile si completarile ulterioare, la nivel de ordonator secundar;
g) asigura in conditiile legii drepturile banesti cuvenite personalului aflat in finantare, la nivel de ordonator secundar;
h) calculeaza, retine si vireaza in conditiile legii obligatiile fiscale si contributiile obligatorii, stabilite potrivit prevederilor legale, intocmeste si depune fisele fiscale si declaratiile conform reglementarilor legale;
i) verifica si valideaza, din punct de vedere a eligibilitatii, cheltuielile efectuate pe PGSOLID;
j) realizeaza arhivarea documentelor justificative conform reglementarilor in vigoare;
k) intocmeste, la termenele stabilite, situatiile financiar-contabile solicitate de Directia generala financiara;
l) indeplineste obligatiile pe linia ordonatorului secundar de credite;
m) reprezinta inspectoratul general, prin semnatura, alaturi de ordonatorul de credite, in toate operatiunile patrimoniale;
n) intocmeste si transmite la Directia generala financiara situatia privind monitorizarea numarului de posturi si a cheltuielilor de personal, respectiv situatia privind executia cheltuielilor de personal si situatia privind executia bugetului de venituri si cheltuieli, conform reglementarilor legale in vigoare;
o) indeplineste si alte sarcini care sunt prevazute in actele normative referitoare la activitatea financiar-contabila, la nivel de ordonator secundar.
(2) Pe linie financiar-contabila, serviciul Financiar are urmatoarele atributii:
a) intocmeste si propune spre aprobare, inspectorului general, in conformitate cu prevederile legale, bugetul propriu si bugetele de venituri si cheltuieli a ordonatorilor tertiari de credite din subordine;
b) intocmeste repartizarea creditelor bugetare deschise pe unitatile din subordine, ai caror directori au calitatea de ordonatori tertiari de credite, in raport cu alocatiile aprobate prin bugetul de venituri si cheltuieli repartizat in functie de gradul de folosire a creditelor deschise anterior;
c) analizeaza si verifica situatiile financiare trimestriale si anuale ale ordonatorilor tertiari de credite, centralizeaza si intocmeste situatiile financiare trimestriale si anuale la nivelul ordonatorului secundar de credite;
d) verifica si analizeaza raportarile transmise de ordonatorii tertiari din subordine privind executia bugetului la termenele stabilite;
e) propune modificari de alocatii bugetare pe care le transmite, dupa aprobare, ordonatorului principal de credite;
f) verifica, controleaza si indruma nemijlocit indeplinirea de catre ordonatorii tertiari de credite subordonati a sarcinilor pe linia utilizarii fondurilor publice, cu respectarea stricta a dispozitiilor in vigoare privind angajarea si cheltuirea acestora;
g) verifica, analizeaza si centralizeaza pe ordonator secundar, situatiile cerute de ordonatorul principal conform dispozitiilor de linie;
h) asigura organizarea si conducerea contabilitatii in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.917/2005, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru cheltuieli proprii;
i) intocmeste si analizeaza situatiile financiare trimestriale si anuale la nivelul aparatului propriu - Cheltuieli proprii;
j) exercita controlul financiar preventiv propriu asupra operatiunilor stabilite prin dispozitiile in vigoare, sigiliul 2;
k) elaboreaza si fundamenteaza, impreuna cu structurile specializate, bugetul de venituri si cheltuieli, pentru cheltuieli proprii;
l) asigura intocmirea statelor de plata pentru salarii, precum si a altor drepturi banesti cuvenite personalului, potrivit dispozitiilor legale in vigoare, personalului aflat in finantare, pentru cheltuieli proprii;
m) calculeaza, retine si vireaza in conditiile legii obligatiile fiscale si contributii obligatorii, stabilite potrivit prevederilor legale, intocmeste si depune fise fiscale si declaratii conform reglementarilor legale;
n) asigura drepturile banesti cuvenite azilantilor si refugiatilor conform reglementarilor in vigoare;
o) tine evidenta creditelor, angajamentelor bugetare si legale si acorda viza compartimentului contabilitate conform legislatiei in vigoare;
p) desfasoara operatiuni de incasari si plati in numerar prin casierie;
q) indeplineste si alte sarcini care sunt prevazute in actele normative referitoare la activitatea financiar-contabila, pentru cheltuieli proprii.
(3) Pe linia gestionarii-validarii fondurilor comunitare, serviciul Financiar are urmatoarele atributii:
a) verifica si valideaza din punct de vedere al eligibilitatii cheltuielile efectuate pe PGSOLID si pe alte fonduri primite;
b) asigura, deruleaza, gestioneaza, monitorizeaza, controleaza si evalueaza fondurile derulate prin PGSOLID si pe alte fonduri primite;
c) inregistreaza in contabilitate toate operatiunile financiare legate de derularea fondurilor;
d) verifica documentele justificative si platile prezentate de catre beneficiarii granturilor;
e) verifica eligibilitatea cheltuielilor in conformitate cu prevederile legale comunitare aplicabile si a prevederilor contractuale;
f) elaboreaza rapoarte financiare privind situatia fondurilor derulate;
g) recupereaza sumele reprezentand contributia financiara a Uniunii Europene, denumita in continuare UE, a cofinantarii nationale care au fost declarate neeligibile;
h) participa la controalele/auditul efectuat de catre auditorii interni si externi;
i) intocmeste declaratiile lunare de cheltuieli;
j) tine evidenta creditelor, angajamentelor bugetare si legale si acorda viza compartimentului contabilitate conform legislatiei in vigoare pentru fondurile primite;
k) desfasoara activitati de recuperare a creantelor bugetare, rezultate din nereguli, stabilite prin procesul-verbal de constatare, intocmit in urma controalelor efectuate la beneficiarii finali, pentru proiectele finantate in cadrul schemelor de grant, din Fondul european pentru refugiati, Fondul european de returnare si Fondul european de integrare a resortisantilor tarilor terte din cadrul PGSOLID.
SECŢIUNEA a 4-a
Serviciul analiza de risc, strategii si valorificare a informatiilor
ART. 28
(1) Serviciul analiza de risc, strategii si valorificarea informatiilor are urmatoarele atributii:
a) intocmeste analize de risc, tactice, operationale si strategice, studii, precum si statistici, prognoze si materiale documentare in domeniile de competenta si le inainteaza conducerii M.A.I. si I.G.I., dupa caz, pentru informare si dispunerea de masuri;
b) elaboreaza analiza activitatii desfasurate de I.G.I., la 6 si, respectiv, 12 luni;
c) intocmeste produse informationale pe care le transmite conducerii M.A.I., iar cu aprobarea acesteia le disemineaza institutiilor cu atributii in domeniul ordinii publice si sigurantei nationale;
d) documenteaza, prin analizele efectuate, fluxurile migratorii mascate si informeaza, cu aprobarea conducerii I.G.I., structurile de specialitate cu privire la tendintele si prognozele in domeniul de activitate specific;
e) proceseaza si gestioneaza informatiile introduse de structurile teritoriale ale I.G.I. in sistemul informatic de management al rapoartelor informative, conform metodologiei proprii, si efectueaza analize periodice, pe baza carora se propun masurile corespunzatoare;
f) coopereaza cu structurile centrale si teritoriale ale I.G.I. in probleme de analiza, sinteza si prognoza;
g) informeaza structurile responsabile cu privire la neregulile referitoare la implementarea unor informatii in Sistemul informatic integrat pe probleme de migratie, azil si vize constatate cu ocazia desfasurarii activitatilor specifice;
h) intocmeste, trimestrial, Buletinul statistic al I.G.I.;
i) furnizeaza, la cerere, statistici privind activitatea I.G.I. pentru institutiile cu care I.G.I. coopereaza, mass-media s.a.;
j) tine legatura cu organismele internationale cu competente in procesarea datelor statistice pe probleme de migrari, azil si integrare;
k) indeplineste atributii specifice in calitate de punct de contact national pentru schimbul de date statistice cu Oficiul Statistic al UE-EUROSTAT, in aplicarea Regulamentului (CE) nr. 862/2007 al Parlamentului European si al Consiliului din 11 iulie 2007 privind statisticile comunitare din domeniul migratiei si protectiei internationale si de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 311/76 al Consiliului privind elaborarea de statistici cu privire la lucratorii straini;
l) indeplineste atributii specifice in calitate de punct de contact national pentru Reteaua europeana privind migratia, denumita in continuare E.M.N.;
m) indeplineste atributii specifice in calitate de punct de contact national pentru Reteaua de informare si coordonare pentru Serviciul de management al migratiei din statele membre, denumita in continuare ICONET;
n) participa la reuniunile grupurilor de lucru in domeniul de activitate organizate la nivelul institutiilor europene: Consiliul UE, Comisia Europeana etc.;
o) participa, cu acordul conducerii M.A.I. si I.G.I., dupa caz, la schimbul de informatii si activitatile organizate in cadrul grupurilor de lucru organizate la nivel intern si international;
p) participa la alte reuniuni interne si internationale, ca urmare a desemnarii de catre conducerea M.A.I. sau I.G.I., dupa caz;
q) coopereaza, cu acordul conducerii I.G.I., cu institutii de cercetare din afara M.A.I., cu institutii de invatamant superior, cu organizatii neguvernamentale pentru realizarea de analize si documente de cercetare in domeniul de competenta;
r) desfasoara activitati de prelucrare, verificare, valorificare, stocare si diseminare a informatiilor, cu aprobarea conducerii I.G.I., despre strainii cu termenul de sedere expirat, a celor care au intrat ilegal in Romania, care desfasoara activitati lucrative fara indeplinirea conditiilor legale, precum si a celor care au ca preocupari migratia ilegala si traficul de persoane, cat si in ceea ce priveste prevenirea, documentarea si contracararea faptelor ce constituie amenintari la adresa securitatii nationale in obiectivele, locurile si mediile de competenta ale M.A.I. si realizeaza, cu aprobarea conducerii I.G.I., cooperarea cu institutiile cu atributii in domeniul apararii ordinii publice si sigurantei nationale in scopul indeplinirii atributiilor specifice;
s) efectueaza verificari in bazele de date ale structurilor din sistemul de ordine publica si siguranta nationala, precum si ale altor institutii cu care I.G.I. are incheiate protocoale de colaborare, cu privire la persoanele care fac obiectul informatiilor prelucrate;
t) efectueaza verificari in baza de date pentru datele si informatiile prelucrate, precum si la cererea institutiilor cu competente pe linia ordinii publice si sigurantei nationale, carora le comunica datele solicitate cu respectarea normelor legale in materie;
u) elaboreaza dispozitii de linie, proceduri specifice si instructiuni si participa la intocmirea proiectelor de acte normative si a documentelor cu caracter general pentru reglementarea activitatii specifice I.G.I.;
v) prelucreaza date cu caracter personal;
w) coordoneaza si controleaza activitatea structurilor teritoriale din subordinea I.G.I. pe liniile de munca specifice.
(2) Pe linie de asigurare a Secretariatului tehnic al Strategiei nationale privind imigratia, Serviciul analiza de risc, strategii si valorificarea informatiilor are urmatoarele atributii:
a) asigura legatura intre institutiile membre ale Grupului de coordonare a implementarii Strategiei nationale privind imigratia, denumit in continuare Grupul, si comunica permanent cu persoanele desemnate in conformitate cu prevederile legale;
b) prezinta periodic Grupului note de informare, statistici, analize si prognoze, pe baza datelor furnizate de institutii cu atributii in domeniul migratiei, azilului si integrarii;
c) organizeaza si participa la sedintele Grupului, intocmeste notele de sedinta si asigura transmiterea acestora tuturor reprezentantilor;
d) solicita tuturor reprezentantilor institutiilor Grupului propuneri de elaborare a Strategiei nationale privind imigratia si a planurilor anuale de actiune pentru implementarea acesteia;
e) elaboreaza, in baza propunerilor reprezentantilor institutiilor din cadrul Grupului, proiectul Strategiei nationale privind imigratia, precum si proiectul hotararii Guvernului si nota de fundamentare pentru aprobarea Strategiei;
f) elaboreaza, in baza propunerilor reprezentantilor institutiilor din cadrul Grupului, proiectul Planului de actiune pentru implementarea Strategiei nationale privind imigratia, precum si proiectul hotararii Guvernului si nota de fundamentare pentru aprobarea Planului;
g) elaboreaza, centralizeaza si transmite propunerile I.G.I. pentru Planul strategic al ministerului;
h) transmite proiectele de acte normative initiate directiei centrale responsabile cu promovarea spre avizare interinstitutionala, respectiv formuleaza puncte de vedere cu privire la observatiile si completarile propuse de catre institutiile avizatoare;
i) monitorizeaza, in conformitate cu termenele stabilite si atributiile fiecarei institutii responsabile, modul de realizare a activitatilor cuprinse in planul anual de actiune si, in baza informarilor, intocmeste si inainteaza anual spre aprobare conducerii M.A.I.-Raportul de activitate privind stadiul indeplinirii activitatilor cuprinse in planul de actiune;
j) participa, in cadrul grupurilor de lucru organizate de I.G.I., in scopul alinierii legislatiei nationale la prevederile comunitare in domeniu;
k) desfasoara activitati de sprijin pentru derularea in bune conditii a activitatilor Grupului si, in acest sens, formuleaza propuneri de modificare a cadrului juridic privind organizarea si functionarea Grupului;
l) elaboreaza propuneri referitoare la politicile nationale in domeniul de referinta.
Pentru a citi integral Regulamentul, click aici >>>
