Monitorizarea angajatilor in cazul cercetarilor disciplinare: cand este ilegal accesul la datele despre angajati

Monitorizarea angajatilor in cadrul cercetarilor disciplinare trebuie sa respecte legislatia muncii si normele privind protectia datelor cu caracter personal. 

Astfel, angajatorii se afla intr-o situatie delicata pentru ca trebuie sa fie atenti atat la limitele legale ale supravegherii angajatilor vizati de cercetarea disciplinara, cat si la transparenta si corectitudinea intregului proces.

Mai intai, trebuie stabilit ca in Codul muncii este mentionat, sub sanctiunea nulitatii absolute, ca nicio masura, cu exceptia avertismentului, nu poate fi dispusa mai inainte de efectuarea unei cercetari disciplinare prealabile. In vederea desfasurarii cercetarii disciplinare prealabile, salariatul va fi convocat in scris de persoana imputernicita de catre angajator sa realizeze cercetarea, precizandu-se obiectul, data, ora si locul intrevederii. Neprezentarea salariatului la convocare fara un motiv obiectiv da dreptul angajatorului sa dispuna sanctionarea, fara efectuarea cercetarii disciplinare prealabile. 

In cursul cercetarii disciplinare prealabile, salariatul are dreptul sa formuleze si sa sustina toate apararile in favoarea sa si sa ofere persoanei imputernicite sa realizeze cercetarea toate probele si motivatiile pe care le considera necesare, precum si dreptul sa fie asistat, la cererea sa, de catre un avocat sau de catre un reprezentant al sindicatului al carui membru este.

Pentru a asigura o cercetare disciplinara corecta si conforma cu legislatia in vigoare, angajatorii trebuie sa adopte masuri clare si eficiente pentru monitorizarea angajatilor. Iata cateva masuri recomandate de specialisti:

Important! Angajatorii nu trebuie sa acceseze sau sa foloseasca informatiile pe care le pastreaza despre angajati doar pentru ca ar putea avea o relevanta pentru o investigatie disciplinara sau plangere, DACA accesul sau utilizarea ar fi:

Atentie! Persoanele din organizatie care sunt susceptibile sa efectueze investigatii trebuie sa fie constiente ca nu au un drept nelimitat de acces la toate informatiile detinute cu privire la angajatii supusi investigatiei.

De aceea este necesar ca angajatorul sa stabileasca un sistem care sa garanteze ca deciziile privind accesul justificat se va face in concordanta cu prevederile legii, precum si sa asigure proceduri clare cu privire la modul in care sunt gestionate sanctiunile disciplinare.

Informatii extrase din Ghidul practic pentru angajatori si managerii HR: Monitorizarea legala a angajatilor conform GDPR si Legislatia muncii. Evitati incalcarea legii in vigoare! Din nestiinta, neglijenta sau neatentie, urmarile negative sunt tot aceleasi! Si amenzile – la fel de mari!