Lege promulgata: Obligatia firmelor de a pastra documentele de munca ale angajatilor, redusa de la 50 DE ANI ...la doar 5 ani

Legea care reduce de la 50 de ani la doar 5 ani obligatia firmelor de a pastra documentele de munca ale angajatilor a fost promulgata de presedintele Klaus Iohannis. Legea intra in vigoare de la 1 ianuarie 2023.

Scopul proiectului legislativ, devenit lege, a fost acela de adaptare la context practic a prevederilor legale privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale societatilor.

"Incet, dar sigur, reusim sa schimbam vechile metehne si mentalitatii comuniste, care faceau din ”dosarul cu sina” zeul la care se inchina intreaga birocratie romaneasca”, a spus senatorul USR Claudiu Muresan, initiatorul proiectului de lege.

"Obligativitatea arhivarii statelor de salarii pentru o perioada de 50 de ani este nemotivata si de natura sa aduca costuri suplimentare nejustificate pentru arhivarea documentelor financiar-contabile de catre societati, atat pentru cele care isi desfasoara activitatea, cat si pentru cele radiate, impunandu-se adaptarea legislatiei la context practic. Prin modificarea Legii contabilitatii nr.82/1991, conform propunerii legislative, se inlocuiesc obligatiile privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societati timp de 50 de ani, cu o perioada de arhivare de 5 ani, prin adaptarea la context practic si la prevederile Codului Penal pentru infractiunile economico financiare, in cazul statelor de salarii pentru care angajatorul are obligatia de a depune Formularul 205 - Declaratia informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare", se arata in expunerea de motive care a insotit proiectul de lege.

Pana la aceasta lege, legislatia prevedea o serie de obligatii privind arhivarea documentelor financiar-contabile ale unei societati. Regulile pentru arhivarea documentelor financiar-contabile sunt specifice, in functie de tipul documentelor, existand obligativitatea de arhivare pe o perioada de la 5 la 50 de ani.

Statisticile arata ca peste un milion de societati (1.056.574) au fost radiate in Romania in ultimii 30 de ani, numai in 2019 fiind radiate peste 126.000 de societati.1 in urma analizei cadrului legal existent, daca o societate este lichidata, chiar daca este radiata, obligatia de a pastra documentele financiar contabile ramane, in pofida faptului ca o societatea nu poate fi radiata pana nu indeplineste conditia depunerii situatiilor financiare de lichidare/dizolvare a acesteia. Dupa radiere, societatea nu mai raspunde fiscal.

Dupa intrarea in vigoare a Ordonantei Guvernului nr. 30/2011 pentru modificarea si completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, precum si pentru reglementarea unor masuri financiarfiscale, a disparut obligativitatea fiselor fiscale, iar angajatul primeste, la cerere, din partea angajatorului, o adeverinta privind veniturile realizate, precum si impozitul retinut. Totodata, prin intermediul Spatiului Virtual Privat (SPV) pus la dispozitie de catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF), incepand cu anul 2011, angajatul poate solicita adeverinta privind veniturile realizate in sistem electronic, fara a mai fi necesara vreo solicitare adresata angajatorului.

Practic, incepand cu anul 2011, angajatul poate avea acces la datele privind veniturile realizate prin simpla accesare a platformei SPV pusa la dispozitie de catre ANAF. Tinand cont de aspectul ca faptele penale depasesc cadrul fiscal, este important ca documentele financiar-contabile sa poata fi analizate de catre organele anchetatoare, atunci cand se impune. Totusi, in situatia actuala, perioadele de arhivare prevazute de legislatia de pana acum erau nejustificat de indelungate.

Legea pentru completarea art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991

Articol unic. – Articolul 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificarile si completarile ulterioare, se completeaza dupa cum urmeaza:

- Dupa alineatul (1) se introduce un nou alineat, alin. (11), cu urmatorul cuprins:
„(11) Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani.”