In Monitorul Oficial nr. 587 din 19 august 2011 a fost publicat Ordinul Ministrului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale Nr. 1918 din 25 iulie 2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic.
ORDIN Nr. 1918 din 25 iulie 2011
pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
Avand in vedere prevederile art. 2 alin. (11) si art. 5 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor,
in baza art. 12 din Hotararea Guvernului nr. 11/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul muncii, familiei si protectiei sociale emite urmatorul ordin:
ART. 1
Se aproba procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si procedura privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
ART. 2
Inspectia Muncii si inspectoratele teritoriale de munca vor duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.
ART. 3
(1) Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
(2) La data intrarii in vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului muncii, solidaritatii sociale si familiei nr. 20/2007 privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007, se abroga.
Ministrul muncii, familiei si protectiei sociale,
Laurentiu Sebastian Lazaroiu
Bucuresti, 25 iulie 2011.
Nr. 1.918.
ANEXA 1
Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si procedura privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
CAPITOLUL I
Dispozitii generale
1. Au obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiti la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, precum si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania, potrivit art. 2 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, denumita in continuare hotarare.
CAPITOLUL II
Mentiuni cu privire la infiintarea registrului general de evidenta a salariatilor
2. Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor - sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania - au obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul general de evidenta a salariatilor, daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
a) au primit delegare de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) au primit delegare de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor.
3. Unitatile fara personalitate juridica care indeplinesc conditiile mentionate la pct. 2 pot incheia contracte de prestari de servicii in vederea completarii si transmiterii registrului, daca au primit delegare in acest sens.
CAPITOLUL III
Mentiuni cu privire la completarea registrului general de evidenta a salariatilor
4. Registrul general de evidenta a salariatilor cuprinde contractele individuale de munca in desfasurare la data intrarii in vigoare a prevederilor hotararii, indiferent daca acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011.
5. Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza in ordinea incheierii, modificarii, suspendarii sau incetarii contractelor individuale de munca.
6. Completarea elementului referitor la salariu se realizeaza si pentru contractele deja inregistrate, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a hotararii.
7. Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza de catre angajatori cu ajutorul aplicatiei informatice distribuite gratuit de Inspectia Muncii sau cu ajutorul aplicatiilor informatice proprii ale angajatorilor.
8. Completarea registrului se face de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.
9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari de servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.
10. In vederea inregistrarii prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de munca, angajatorii au obligatia de a informa in scris inspectoratele teritoriale de munca despre incheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de munca se va efectua in termen de 3
zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii.
11. Informarea la care s-a facut referire la pct. 10 va consta intr-o adresa intocmita de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de inregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comertului; dovada inregistrarii prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului.
12. In cazul incetarii sau rezilierii contractului de prestari de servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de munca acest fapt cel mai tarziu la data incetarii sau rezilierii, in vederea eliberarii unei noi parole angajatorului.
13. Completarea registrului general de evidenta a salariatilor prin utilizarea aplicatiei puse la dispozitie de Inspectia Muncii se face in conformitate cu instructiunile de utilizare obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
14. In cazul in care, pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii folosesc aplicatii informatice proprii de gestiune a salariatilor, aceste aplicatii trebuie sa cuprinda si sa furnizeze elemente obligatorii, similar aplicatiei informatice puse la dispozitie de Inspectia Muncii.
15. Structura si formatul de fisier aferente registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de munca, in cazul angajatorilor care utilizeaza aplicatii informatice proprii, se pun la dispozitie de Inspectia Muncii. Specificatiile tehnice ale fisierului pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
CAPITOLUL IV
Mentiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor
16. Transmiterea registrului se face de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.
17. Registrul general de evidenta a salariatilor se transmite la inspectoratul teritorial de munca prin una dintre modalitatile prevazute la art. 5 alin. (1) din hotarare, in conformitate cu procedura stabilita in prezenta anexa si cu instructiunile de utilizare a aplicatiilor.
18. Termenele de completare, respectiv inregistrare in registru a elementelor prevazute in hotarare sunt stabilite dupa cum urmeaza:
a) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza pentru elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g) din hotarare;
b) in termen de 90 de zile de la intrarea in vigoare a hotararii, pentru elementul referitor la salariu, sporuri si cuantumul acestora, in cazul contractelor individuale de munca deja inregistrate. Prin salariu se intelege salariul de baza lunar brut stipulat in contractul individual de munca;
c) cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut de lege, de la data aparitiei modificarii elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c) - g) din hotarare, cu exceptia situatiilor in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
19. Registrul completat pe baza aplicatiei informatice proprii sau distribuite de Inspectia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul ori domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat.
20. Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor, care au competenta infiintarii, completarii si transmiterii registrului, au obligatia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de hotarare.
A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspectiei Muncii
21. Transmiterea on-line se face dupa solicitarea si obtinerea de catre angajator a numelui de utilizator si a parolei, indiferent daca angajatorul presteaza serviciul de completare si transmitere a registrului sau are incheiat un contract de prestari de servicii, si activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii https://itmonline.inspectiamuncii.ro
22. Obtinerea numelui de utilizator si a parolei se face la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, in baza prezentarii urmatoarelor documente:
a) solicitare scrisa pentru eliberarea numelui de utilizator si a parolei;
b) imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul in care persoana care solicita obtinerea numelui de utilizator si a parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului;
c) copie de pe certificatul de inmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei imputernicite.
23. Incepand cu data intrarii in vigoare a prezentei proceduri, obtinerea numelui de utilizator si a parolei este conditionata de transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de munca a registrului general de evidenta a salariatilor, conform noului sistem informatic aferent hotararii.
24. Modelul de imputernicire poate fi obtinut de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
25. Obtinerea numelui de utilizator si a parolei pentru unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, in baza unei imputerniciri semnate si stampilate de reprezentantul legal al unitatii fara personalitate juridica, insotita de o copie a urmatoarelor documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitatii fara personalitate juridica.
B. Transmiterea prin e-mail pe baza de semnatura electronica
26. Angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de servicii de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pot depune registrul general de evidenta a salariatilor la adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii.
27. Modalitatea de transmitere prin e-mail si adresa de e-mail pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii.
C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca
28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca se face pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fisiere FAT/FAT32.
29. Registrul general de evidenta a salariatilor, insotit de o adresa de inaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul legal, se depune dupa cum urmeaza:
a) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul, respectiv sediul;
b) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea unitatile fara personalitate juridica.
30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munca a registrului adresa de inaintare este insotita de o copie a certificatului de inmatriculare la registrul comertului, a certificatului de inregistrare fiscala, respectiv o copie a actului de identitate - in cazul angajatorului persoana fizica.
31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munca a registrului de catre unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor, adresa de inaintare este insotita de o copie a urmatoarelor documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitatii fara personalitate juridica.
32. In cazul modificarii elementelor de identificare a angajatorului sau a unitatilor fara personalitate juridica ale acestuia, depunerea ulterioara a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic trebuie insotita de o copie a certificatului de inmatriculare la registrul comertului si a certificatului de inregistrare fiscala, care sa ateste aceste modificari.
33. Completarea eronata a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic sau a datelor de identificare a angajatorului da dreptul inspectoratului teritorial de munca de a refuza inregistrarea acestuia.
