Semnarea electronica a contractelor si documentelor de munca: ce trebuie sa stii

Semnarea electronica a documentelor de munca vine cu numeroase avantaje atat pentru angajati, cat si pentru angajatori. Cele mai importante avantaje se refera la eficientizarea relatiilor de munca si eliminarea cheltuielilor cu manipularea documentelor pe hartie.

Iata ce trebuie sa stie angajatorii care vor sa implementeze semnatura electronica pentru documentele emise de departamentul de resurse umane

Situatie: Codul muncii prevede posibilitatea semnarii electronice a CIM-ului. Dorim implementarea semnaturii electronice pentru semnarea documentelor de resurse umane (informare salariala, CIM, acte aditionale). Dorim sa facem acest lucru prin intermediul furnizorului nostru de sistem informatic ce ne ofera semnatura electronica calificata Certsign. Problema intervine in momentul in care nu toti salariatii (respectiv muncitorii) au adresa de e-mail de companie. Pe adresa de e-mail salariatul ar trebui sa primeasca o notificare cum ca are un document de semnat. Intrebarea este daca s-ar putea folosi o adresa de e-mail personala a fiecarui salariat. Oricum codul pentru a putea intra in posesia documentului electronic este primit de salariat prin SMS, pe telefonul personal.

Raspuns: Referitor la utilizarea semnaturii electronice pentru contractele individuale de de munca, acte aditionale la acestea si pentru alte documente din domeniul resurselor umane Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare prevede la art. 16:
- ”partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata”.

- ”angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil”.

- ”contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/ documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, si ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora”.

- ”la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica, in conditiile prezentei legi”.

Atentie insa, la art. 16 alin. (1^6)  se prevede ca ”angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca”.

Dupa cum rezulta din aceste prevederi legale, Codul muncii nu reglementeaza modul in care se realizeaza din punct de vedere tehnic implementarea semnaturii electronice la nivelul angajatorului si a angajatilor sai.

Astfel, in opinia noastra, atata timp cat se utilizeaza una din categoriile de semnaturi mentionate in textul legii, fiecare angajator este liber sa implementeze cea mai la indemana solutie tehnica.

Apreciem ca procedura privind utilizarea semnaturii electronice in societate ar trebui sa fie descrisa in Regulamentul intern si acolo puteti prevedea ca se pot utiliza, pentru implementarea solutiei tehnice de aplicare a semnaturii electronice, atat adresele de posta electronica de serviciu, cat si adresele de posta electronica personale, pentru salariatii care nu au adrese de serviciu si care sunt de acord sa utilizeze adresa personala pentru acest scop. In acest fel, prin regulamentul intern este adus la cunostinta salariatilor modul in care este implementata si functioneaza la nivelul societatii semnarea electronica a documentelor.

De asemenea, ar fi recomandabil ca fiecare salariat sa-si exprime in scris acordul cu privire la utilizarea adresei personale de posta electronica pentru implementarea solutiei tehnice de semnatura electronica, urmand ca acest acord sa se regaseasca la dosarul de personal.

Explicatii oferite in luna septembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulMuncii.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Muncii + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.