In Monitorul Oficial nr. 714 din 26 octombrie 2010 a fost publicata Legea nr. 202/2010 privind unele masuri pentru accelerarea solutionarii proceselor („Mica Reforma”), care in Art. V stabileste cadrul procesual cu privire la apostilarea sau supralegalizarea actelor oficiale emise de autoritatile romane.
I. Cadrul legal
Art. 2 din OG nr. 66/1999 pentru aderarea Romaniei la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, publicata in Monitorul Oficial nr. 408 din 26 august 1999, aprobata prin Legea nr. 52/2000, se modifica si va avea urmatorul cuprins:
„Art. 2. Autoritatile romane competente sa aplice apostila prevazuta la art. 3 alin. (1) din Conventie sunt: tribunalele pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. a) si d), Camerele Notarilor Publici pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. c) si prefecturile pentru actele oficiale prevazute la art. 1 lit. b).”
Alin. (1) al art. 57 din Legea nr. 36/1995 a notarilor publici si a activitatii notariale, publicata in Monitorul Oficial nr. 92 din 16 mai 1995, cu modificarile ulterioare, se modifica si va avea urmatorul cuprins:
„Art. 57. (1) In cazul in care, pentru valabilitatea in strainatate a actului notarial, este necesara supralegalizarea semnaturii si a sigiliului notarului public sau apostilarea actelor notariale, aceste proceduri se indeplinesc de catre Camera Notarilor Publici, la sediul principal sau la sediile judetene ale acesteia, in a carei circumscriptie isi desfasoara activitatea notarul public care a instrumentat actul, in conditiile stabilite prin regulament. Notarul public va pune in vedere partii obligatia indeplinirii acestei cerinte.”
II. Obiectul „Conventiei Apostila”
Un numar mare de state din lumea intreaga sunt parte intr-un tratat care simplifica in mod considerabil autentificarea actelor oficiale ce urmeaza a fi folosite in strainatate, Conventia de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, mai bine cunoscuta sub denumirea Conventia Apostila.
Conventia reduce procesul de autentificare la o singura formalitate: emiterea unui certificat de autentificare de catre o autoritate desemnata de statul in care actul oficial a fost emis. Acest certificat se numeste Apostila.
Conventia faciliteaza indeosebi circulatia actelor oficiale emise de un stat contractant care urmeaza sa fie folosite in-un alt stat contractant.
Apostilele pot fi emise numai pentru actele oficiale eliberate intr-un stat parte contractanta la Conventia Apostila si care urmeaza a fi folosite intr-un alt stat tot parte contractanta la Conventie, daca sunt indeplinite patru conditii:
1. statul in care a fost eliberat actul oficial este parte la Conventia Apostila;
2. statul in care actul oficial urmeaza sa fie folosit este parte la Conventia Apostila;
3. documentul este considerat drept act public in baza dreptului in vigoare in statul care l-a eliberat;
4. statul in care actul oficial urmeaza sa fie folosit cere o Apostila pentru a-l recunoaste ca act oficial strain.
O Apostila nu va fi niciodata folosita pentru recunoasterea unui act oficial intr-un stat in care acest act a fost eliberat. Apostilele sunt strict destinate folosirii actelor oficiale in strainatate.
III. Aplicarea Conventiei Apostila
Conventia se aplica numai actelor oficiale. Conventia nu precizeaza daca Apostilele pot fi emise numai pentru acte oficiale originale sau daca pot fi emise si pentru copii conforme cu originalul ale actelor oficiale.
Data fiind importanta sa practica deosebita, aceasta chestiune a fost special examinata cu prilejul Comisiei speciale din 2003 (CS): “Referitor la problema aplicarii unei Apostile pe o copie conforma cu originalul a unui act oficial, CS a concluzionat ca articolul 1 din Conventie se aplica. Cu toate acestea fiecare poate refuza sa emita o Apostila pentru o copie conforma cu originalul unui act oficial din motive de ordin public.”
IV. Emiterea Apostilei
1. Apostila nu poate fi emisa decat de o autoritate competenta desemnata de statul pe teritoriul caruia actul oficial a fost intocmit. Apostila se aplica de catre autoritatea competenta chiar pe actul oficial sau pe o alonja.
2. Fiecare autoritate competenta trebuie sa tina un registru in care inregistreaza Apostilele eliberate prin grija sa. Aceste registre, care pot fi consultate de orice persoana interesata, constituie un mijloc foarte eficient de combatere a fraudei deoarece permit verificarea originii unei Apostile in caz de indoiala.
3. Apostilele electronice si registrele electronice ale Apostilelor.
Conventia permite autoritatilor competente sa emita Apostile sub forma electronica si sa tina la zi registre electronice ale Apostilelor Numeroase autoritati competente au un registru electronic on-line, care permite verificarea cu usurinta a originii Apostilei.
Daca o autoritate competenta tine un registru electronic adresa site-ului registrului este mentionata pe Apostila.
V. Efectele unei Apostile
1. Apostila nu se raporteaza la continutul in sine al actului oficial, adica a documentul apostilat. Apostila certifica numai originea actului oficial la care se refera, niciodata continutul acestui act.
2. Apostila certifica autenticitatea semnaturii sau a stampilei persoanei sau autoritatii care a semnat sau stampilat actul oficial si calitatea sub care a actionat.
3. Apostila nu certifica continutul actului oficial la care se raporteaza, nu confera autoritate si nu acorda o importanta suplimentara continutului documentelor apostilate.
4. Apostila nu poate fi folosita pentru recunoasterea unui act oficial in statul in care acest act a fost eliberat.
5. Apostilele sunt strict destinate folosirii actelor oficiale in strainatate.
VI. Conditiile de forma ale Apostilei
1. Apostilele trebuie sa corespunda pe cat posibil modelului anexat la Conventie.
Mai exact, o Apostila trebuie:
• sa fie identificata ca atare;
• sa mentioneze versiunea scurta a titlului francez al Conventiei (Convention de la Haye de 5 octobre 1961);
• sa cuprinda un cadru cu titlurile celor 10 rubrici cerute.
2. Apostila poate cuprinde de asemenea informatii suplimentare. De exemplu, o Apostila poate:
• sa ofere informatii suplimentare privind actul oficial la care se refera;
• sa reaminteasca efectul limitat al unei Apostile (adica faptul ca nu certifica decat originea actului oficial la care se refera);
• sa indice adresa site-ului (URL) unui registru unde se poate verifica originea Apostilei;
• sa precizeze ca Apostila nu este indreptatita sa fie folosita in statul care a emis-o.
Toate aceste informatii suplimentare trebuie regasite in afara cadrului care contine titlurile celor 10 rubrici cerute.
VII. Aplicarea apostilei
Apostila trebuie aplicata direct pe actul oficial in sine sau pe o pagina separata (denumita alonja) anexata la actul public. Apostilele pot fi aplicate in diferite moduri, in special cu ajutorul unei stampile, a unor autocolante, a unor sigilii imprimate etc.
Daca o Apostila este aplicate pe o alonja, aceasta este atasata la actul oficial in diferite moduri, in special cu ajutorul lipiciului, capselor, agrafelor, panglicelor, sigiliilor de ceara, etc. Desi toate mijloacele sunt acceptabile in cadrul Conventiei, autoritatile competente sunt incurajate sa foloseasca metode mai sigure pentru a pastra integritatea Apostilei.
Indiferent daca este aplicata direct pe actul oficial sau pe o alonja, Apostila nu trebuie niciodata desprinsa.
VIII. Unde se aplica Conventia Apostila
Conventia Apostila se aplica numai daca statul care a eliberat actul oficial si statul unde urmeaza sa fie folosit actul oficial sunt parti contractante la Conventie.
Situatia actuala a Conventia Apostila este organizata in doua parti:
1. statele care sunt parte la Conventia Apostila si care sunt in acelasi timp Membre ale Conferintei de la Haga (Organizatia care a elaborat Conventia);
2. statele care au aderat la Conventia Apostila dar care nu sunt Membre ale Conferintei de la Haga. Cu alte cuvinte, nu este necesar ca un stat sa fie Membru al Conferintei de la Haga pentru a fi parte la Conventia Apostila.
O lista completa si actualizata la zi a tarilor in care se aplica Conventia Apostila se gaseste pe link-ul Espace Apostille, pe site-ul Conferintei de la Haga –link-ul intitulat “Situatia actuala” a Conventiei Apostila.
IX. Procedura supralegalizarii actelor notariale romane:
1. Se supralegalizeaza in situatia in care actul respectiv urmeaza a fi folosit intr-un stat care:
a) nu este parte la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961 si cu care Romania:
b) nu a incheiat un tratat de asistenta judiciara care sa contina dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente
c) a incheiat un tratat de asistenta judiciara care nu contine dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente.
Cu toate acestea facem precizarea ca, in unele din statele care nu sunt parte la Conventia de la Haga din 1961 si cu care Romania a incheiat un tratat de asistenta judiciara internationala care contine dispozitii privind suprimarea cerintei legalizarii si oricarei alte formalitati echivalente, autoritatile straine au solicitat petentilor ca unele acte care urmeaza a fi folosite in alte proceduri decat cele judiciare (care fac obiectul tratatelor bilaterale) sa fie supralegalizate. Este cazul Cubei si R.P. Chineze. Motivul este acela ca autoritatile straine interpreteaza restrictiv tratatele bilaterale in sensul ca acestea se aplica numai in domeniul asistentei judiciare internationale.
2. Nu se supralegalizeaza in situatia in care actul respectiv urmeaza a fi folosit in statele parte la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961.
Pentru punerea in aplicare a dispozitiilor Legii nr. 202/2010 privind unele masuri pentru accelerarea solutionarii proceselor, care instituie Camerele Notarilor Publici ca autoritati romane competente sa aplice apostila sau supralegalizarea, pentru actele notariale, a fost emis, in conformitate cu dispozitiile Ordinului ministrului justitiei nr. 2922/C/09.12.2010, Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre Camerele Notarilor Publici, pe care il puteti gasi pe site-ul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania www.uniuneanotarilor.ro
Pentru informatii suplimentare si pentru a afla daca o anumita autoritate competenta emite Apostile si/sau tine un Registru, se poate consulta site-ul e-APP la adresa www.e-APP.info si www.hcch.net
•Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizarii de catre camerele notarilor publici pe actele notariale
•Anexele Regulamentului
Sursa: UNNPR
