Organigrama NU este obligatorie in sectorul privat, doar recomandata. Atentie la obligatiile angajatorului!

Organigrama este reprezentarea grafica a modului in care functioneaza o companie, bazata pe resursele de care dispune si pe relatiile de subordonare (pe verticala sau orizontala) intre posturile angajatilor/ departamente. In sectorul privat nu exista o reglementare specifica organigramei, spre deosebire de sectorul public, unde acest instrument devine obligatoriu. 

In Codul Muncii exista o prevedere generala, la art. 40 alin. (1), in care se mentioneaza, ca drept al angajatorului, ”sa stabileasca organizarea si functionarea unitatii” si, in acest context, documentul mentionat mai sus constituie un instrument prin care angajatorul stabileste organizarea si functionarea societatii.

Dar chiar daca nu este reglementata expres, organigrama este un instrument de management care are rolul de a prezenta structura organizatorica a unei firme, respectiv organizarea diverse structuri organizationale, ca de ex. departamente, directii, servicii, sectii, ateliere, sau alte tipuri de structuri specifice activitatii.
 

- regulamentul de organizare si functionare (ROF): document intern al angajatorului, prin care acesta stabileste organizarea si functionarea societatii si cuprinde dispozitii referitoare la structura unitatii, atributiile compartimentelor, relatiile functionale dintre acestea, dar si cu privire la relatiile cu structurile ierarhice superioare din cadrul unitatii, dar si modalitatile si limitele relationarii cu mediul extern din afara companiei. 
Odata elaborat, ROF este foarte util si in realizarea fiselor de post pentru fiecare functie in parte, deoarece el deja contine atributiile fiecarui compartiment organizatoric in parte. Acest regulament se aproba prin hotarare/ decizie a conducerii societatii. Organigrama este o reprezentare grafica a organizarii companiei si poate fi anexa la Regulamentul de organizare si functionare sau poate fi un document distinct fara a fi anexata acestui ROF.

- statul de functii: reprezinta un document ce contine numarul total de posturi din cadrul societatii si repartizarea functiilor/posturilor (ocupate si vacante) in fiecare compartiment care se regaseste in structura organizatorica (organigrama) a companiei. Acest regulament se aproba prin hotarare/decizie a conducerii societatii; statul de functii poate fi, de asemenea, anexa la ROF.

In opinia noastra, organigrama (reprezentarea grafica a structurii organizatorice a societatii) NU trebuie sa contina numarul de posturi din fiecare compartiment organizatoric si astfel, aceasta nu trebuie modificata decat atunci cand se schimba denumirea departamentelor /compartimentelor sau cand se infiinteaza unele noi sau se desfiinteaza compartimente existente, ca urmare a reorganizarii activitatii.

Insa statul de functii trebuie sa reflecte fidel, in timp real, infiintarea/desfiintarea de posturi. Astfel, in opinia noastra, de fiecare data cand infiintati sau desfiintati locuri de munca (posturi) trebuie actualizat statul de functii si aprobata forma actualizata prin hotarare/decizie a managementului.

Daca pana in prezent nu a existat organigrama, in opinia noastra, nu trebuie facuta retroactiv, ci managementul societatii poate lua acum hotararea de a se intocmi acest document.

Astfel, printr-o singura hotarare/ decizie se pot aproba Regulamentul de organizare si functionare, organigrama si statul de functii, urmand ca de acum inainte acestea sa fie actualizate, dupa caz, de fiecare data cand apar modificari. Decizia poate fi foarte simpla, continand articole prin care se aproba aceste documente.

Explicatii oferite in luna martie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulMuncii.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Muncii + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.