Pandemia a grabit digitalizarea mediului de afaceri din Romania si, implicit, a adus transformari si in ceea ce priveste managementul resurselor umane. Acum, multi angajatori imbratiseaza ideea mutarii in online a intregului proces de recrutare, pana la semnarea contractului individual de munca. Este legal, insa?
Situatie: Care sunt conditiile si obligatiile pentru angajator in cazul unei angajarii online (cu sustinerea online a concursului)? Intrebarea 2: In cazul unui contract la domiciliu, care sunt obligatiile ambelor parti pentru semnarea documentelor? Intrebarea 3: In cazul unui contract de telemunca, care sunt obligatiile ambelor parti privind semnarea documentelor?
Raspunsul expertului in legislatia muncii:
a) Regula, stabilita de art. 29 din Codul muncii, consta in aceea ca anterior incheierii contractului individual de munca are loc verificarea aptitudinilor profesionale si personale ale celui ce solicita angajarea. Modalitatile in care urmeaza sa se realizeze verificarea (examen, concurs, interviu etc.) pot fi stabilite prin:
– contractul colectiv de munca aplicabil;
– statutul de personal;
– regulamentul intern etc.
Textul de lege are in vedere verificarea aptitudinilor profesionale si personale ale viitorului salariat, deci anterior incheierii contractului individual de munca. El nu priveste, evident, perioada de proba la care este supus salariatul dupa incheierea acelui contract.
Alineatele (3) si (4) ale art. 29 sus-mentionat prevad limitele informatiilor cerute de angajator cu privire la cel ce urmeaza sa se angajeze, si anume:
– informatiile respective trebuie sa priveasca doar capacitatea acelei persoane de a ocupa postul, precum si aptitudinile sale profesionale;
– de la fostii angajatori informatiile se vor referi numai la activitatile indeplinite si durata angajarii, ele pot fi cerute numai dupa ce cel in cauza a fost instiintat despre aceasta.
De la regula mentionata exista totusi o exceptie, prevazuta de art. 74 alin. (1) si (2) C.m., cand angajarea (mai degraba reangajarea) se face fara examen sau concurs ori perioada de proba. Este cazul salariatilor disponibilizati, atunci cand angajatorul si-a reluat activitatile a caror incetare a condus la concedieri colective, in termen de cel mult 45 de zile de la data acestora.
Prin urmare, avand in vedere aceste dispozitii legale, stabilirea modalitatii, inclusiv a conditiilor, in care se va realiza procesul de recrutare in sistem online apartine angajatorului prin negocierea cu sindicatul reprezentativ sau, in lipsa acestuia, cu reprezentantii salariatilor.
Legea nu prevede in mod expres anumite conditii pentru realizarea procesului de recrutare online, insa, avand in vedere ca procesul de recrutare presupune transmiterea CV-ului, contactarea si eventual testarea candidatului, acestuia ii sunt prelucrate date cu caracter personal, in ambele cazuri trebuie asigurata protectia acestor date in conformitate cu prevederile Regulamentul european nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date.
Indiferent de metoda de recrutare aleasa (anunturi publice, recrutare on-line pe site-ul propriu ori prin intermediul site-urilor specializate, participare la targuri) si de cine se ocupa in mod efectiv de recrutare, potrivit GDPR, candidatul trebuie sa fie informat, inainte de prelucrarea datelor, cu privire la modalitatea in care compania ii prelucreaza respectivele date. Informarea ar trebui sa se realizeze printr-o nota de informare care trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu elementele de la art. 13 si 14 din Regulamentul european si sa fie realizata intr-un limbaj simplu si usor de inteles.
Informarea trebuie sa cuprinda aspecte cum sunt: datele companiei angajatoare si, daca e cazul, datele firmei de recrutare, scopul prelucrarii (angajarea pe un anumit post), durata prelucrarii si cea de stocare a datelor sale (se poate alege varianta stergerii datelor candidatului ulterior angajarii unei alte persoane pentru postul scos la concurs sau cea a pastrarii CV-ului pentru recrutari viitoare, o anumita perioada de timp), dar si drepturile avute conform dispozitiilor Regulamentului sus-mentionat.
Asadar, dreptul la informare a persoanei vizate reprezinta unul dintre cele mai importante drepturi, fiind obligatia corelativa a angajatorului de a asigura respectarea acestui drept, asa incat informarea trebuie sa fie clara, precisa, intr-un limbaj accesibil omului cu cunostinte medii si sa fie concisa. Semnatura nu este obligatorie, insa angajatorul trebuie sa poata face dovada ca au informat candidatii la momentul colectarii datelor.
De asemenea, angajatorul trebuie sa se asigure ca datele personale ale candidatilor sunt accesibile doar persoanelor implicate in recrutare (de obicei, personalul de resurse umane) si ca acesta nu divulga mai departe respectivele date.
Totodata, daca angajatorul are in vedere ca, pe langa datele cuprinse in CV, sa realizeze o verificare proprie, accesand profilele personale ale acestuia de pe retelele de socializare trebuie sa aiba in vedere ca prin Regulamentul european sus-mentionat se urmareste asigurarea dreptului la viata privata si se consacra principii cum sunt cel al proportionalitatii datelor personale colectate, recomandam sa nu fie accesate date cu caracter personal care nu sunt strict necesare pentru angajare.
Asadar, nu este recomandata verificarea profilelor de Facebook, Instagram etc. deoarece informatiile oferite de candidat pe aceste profile privesc viata privata a acestuia. In schimb, verificarea profilului de Linkedin este acceptata in opinia Grupului de Lucru Art. 29, acesta reprezentand un profil profesional
De asemenea, cu ocazia interviului, nu ar trebui sa se verifice candidatul in asa fel incat prin intrebarile adresate acestuia sa fie accesate informatii pur personale care nu sunt necesare in vederea angajarii si care sunt prea intruzive in viata privata a candidatului (de exemplu comunicarea apartenentei la un partid politic, orientarea sexuala sau numarul de copii avuti).
In plus, apreciem ca datele personale ale candidatului ar trebui sterse de indata ce angajatorul incheie un contract individual de munca cu un alt candidat, ori cand este sigur ca nu va alege respectiva persoana.
Mai in toate cazurile insa, CV-urile candidatilor se stocheaza pe o perioada mai indelungata de timp, pentru ipoteza in care postul pentru care a concurat devine ulterior vacant ori daca in viitor se elibereaza un post cu care candidatul respins ar putea fi compatibil.
In acest sens, amintim faptul ca Regulamentul impune ca orice prelucrare sa aiba la baza un temei legal dintre cele prevazute de art. 6. Pentru situatia in care prelucrarea se intemeiaza pe consimtamantul candidatului (lit. a a alin.(1) a art. anterior invocat), consideram ca ar fi necesara obtinerea consimtamantului si pentru continuarea prelucrarii datelor personale din CV (adica pastrarea CV-ului) ulterior angajarii ori neangajarii sale, pentru o perioada clar determinata. Practic, acest consimtamant se poate obtine fie de la bun inceput, la momentul depunerii CV-ului ori la primul interviu, fie odata cu informarea candidatului cu privire la acceptarea sau neacceptarea sa pe postul pentru care a fost intervievat.
Pentru situatia in care prelucrarea datelor candidatului indicate in CV este facuta in temeiul interesului legitim al operatorului (art. 6 alin.(1) lit. fdin Regulamentul 679/2016), atunci este necesar ca prelucrarea sa se efectueze doar atat timp cat operatorul de date (compania angajatoare sau firma de recrutare) poate justifica legitimitatea interesului avut. Dupa indeplinirea termenului de stocare pentru care candidatul si-a dat consimtamantul, ori pentru care operatorul poate justifica legitimitatea interesului, acesta din urma trebuie sa stearga toate datele personale ale candidatului.
In concluzie, recomandam sa se adopte o politica interna destinata recrutarii, prin care sa se proceseze datele candidatului in conditii de siguranta, cu respectarea dispozitiilor Regulamentului european nr. 679/2016.
b) Art. 108 din Codul muncii defineste salariatii cu munca la domiciliu si prezinta caracteristicile acesteia: salariatii isi stabilesc singuri programul de lucru, dar angajatorul este indreptatit sa controleze activitatea lor, in conditiile prevazute de contractul individual de munca.
O varietate a muncii la domiciliu o reprezinta telemunca, adica cea prestata cu mijloace informatice.
Specificul muncii la domiciliu este dat de locul muncii; acesta nu este situat in unitate, la angajator – ceea ce constituie regula in materie – ci la domiciliul salariatului, dupa caz, la resedinta lui.
Avand in vedere prerogativele de coordonare si control – angajatorul este in drept sa verifice activitatea salariatului cu munca la domiciliu –, dar nu oricand si in orice conditii, ci numai in cele stipulate in contractul de munca.
Insa, cu privire la semnarea contractul individual de munca, odata cu intrarea in vigoare la data de 06.05.2021 a Ordonantei de Urgenta nr.36/2021, publicata in Monitorul Oficial nr.474, este permisa semnarea electronica a tuturor documentelor din sfera relatiilor de munca.
Astfel, potrivit dispozitiilor art. 16 din Codul muncii, angajatorul si salariatul pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.
In acest context, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii. Intr-o asemenea situatie, contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, si ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
O precizare importanta este ca, pentru orice document pentru care Codul muncii stabileste ca forma scrisa este obligatorie, se considera cerinta indeplinita daca documentul este intocmit in forma electronica semnat cu semnatura electronica avansata sau calificata.
Astfel, se observa ca legiuitorul stabileste in favoarea angajatorului oposibilitatea utilizarii semnaturii electornice in relatiile de munca,asadar inclusiv pentru semnarea contractelor individuale de munca incheiate cu salariatii care isi desfasoara activitatea la distanta, fie la domiciliu fie in regim de telemunca.
Asadar, desi poate suporta costurile aferente folosirii semnaturii electronice, salariatul nu poate fi obligat sa foloseasca semnatura electronica avansata sau calificata.
De subliniat este si faptul ca partile trebuie sa foloseasca acelasi tip de semnatura (fie semnatura de olografa, adica de mana, fie cea electronica avansata, fie cea electronica calificata) la toate documentele incheiate.
Prin urmare, contractul individual de munca va fi semnat in cazul acelor salariati care desfasoara munca la distanta, in functie de decizia si intelegerea partilor, fie prin utilizarea semnaturii electronice avansata sau calificata, fie prin utilizarea semnaturii olografe.
De altfel, in cuprinsul modelului de contract individual de munca, aprobat prin OMSS nr.2171/2022, la lit.N se prevede ca „N. Procedura privind utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate si semnaturii electronice calificate se realizeaza dupa cum urmeaza: ..........................., in conformitate cu prevederile actelor normative/regulamentul intern/contractul colectiv de munca aplicabil.”
Explicatii oferite in luna mai 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulMuncii.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Muncii + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
E-JURIDIC.RO
