Departamentul HR solicita copii dupa actele de identitate ale tuturor membrilor familiei. Care este temeiul legal?

Printre actele necesare la angajare se regasesc si cateva documente suplimentare pe care angajatorul le considera importante pentru desfasurarea relatiilor de munca. 

Documentele suplimentare pentru angajare pot fi: copie dupa actul de identitate al sotului, copii dupa certificatele de nastere ale copiilor (copii minori) copie dupa certificatul de casatorie, dupa caz, etc.

In contextul reglementarilor impuse de Regulamentul nr. 679/2016, apare intrebarea: "Care este temeiul prelucrarii acestor date cu caracter personal?"

Situatie: Cum trebuie tratata corect din punct de vedere al Regulamentului inregistrarea persoanelor in intretinere pentru un angajat? In mod normal departamentul HR solicita copii dupa CI-ul sotiei, certificat de casatorie si CI/certificatul de nastere al copiilor. Care este temeiul prelucrarii acestor date? Multumesc!

Raspuns avocat Andrei Savescu
Temeiul juridic principal. Calitatea salariatului in raport cu persoane aflate in intretinerea sa ii confera acestuia drepturile prevazute de lege. Prin urmare, angajatorul trebuie sa obtina de la salariat informatii de identificare a acestora, precum si dovezi ale legaturii juridice dintre salariat si persoanele aflate in intretinere. Temeiul juridic principal al prelucrarii acestor date cu caracter personal ale ne-salariatilor este indeplinirea unei obligatii legale care ii revine operatorului, angajatorului, deci art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR.

Temeiul juridic secundar. Situatia impune insa si consimtamant, si anume consimtamantul salariatului, care va fi exprimat printr-o cerere adresata angajatorului, prin care solicita aplicare prevederilor legale referitoare la regimul salariatului cu persoane in intretinere, cerere care va contine datele cu caracter personal ale acelor persoane. Cu alte cuvinte, temeiul juridic secundar al prelucrarii datelor cu caracter personal ale membrilor de familie este consimtamantul salariatului.

Informarea si consimamantul membrilor de familie. Nu este necesar consimtamantul majorului membru de familie, dar, intrucat este incident art. 14 GDPR, referitor la obtinerea datelor cu caracter personal, este necesara informarea corespunzatoare. Pe de alta parte, daca membrul de familie major se adreseaza angajatorului cu o solicitare in sensul ne-prelucrarii datelor sale, angajatorul are obligatia sa se conformeze, in acest caz fiind pus in imposibilitate de a acorda drepturile prevazute de lege. Dupa parerea noastra, aceasta ipoteza este doar teoretica, o mentionam aici doar pentru acuratete juridica.

Explicatii oferite in luna mai 2023 de catre specialistii site-ului PortalProtectiaDatelor.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din GDPR + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.