Listele de intretinere reprezinta documentele justificative in baza carora asociatiile de proprietari au dreptul de a primi, iar proprietarii sunt obligati sa plateasca sumele de bani datorate asociatiei de proprietari sau tertilor furnizori de utilitati publice.
Potrivit dispozitiilor art. 20 alin. (2) din Legea nr. 196/2018, in vederea platii cotelor de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari, datele de identificare ale contului bancar al asociatiei se comunica tuturor proprietarilor prin afisare la avizier, odata cu lista de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari.
Astfel, proprietarii sunt obligati sa plateasca lunar, conform listei de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari, in avans sau pe baza facturilor emise de furnizori, cota de contributie ce le revine la cheltuielile asociatiei de proprietari, inclusiv cele aferente fondurilor din asociatia de proprietari.
Explicatii extrase din Ghidul GDPR pentru Asociatiile de proprietari ...click AICI pentru detalii si Formularul de comanda <<<
Potrivit dispozitiilor prevazute in Anexa 2 la Ordinul nr. 3.103/ 24 noiembrie 2017 privind organizarea si conducerea contabilitatii in partida simpla de catre persoanele juridice fara scop patrimonial, lista de plata serveste pentru determinarea cheltuielilor comune din fiecare luna si repartizarea lor pe proprietarii din asociatie, in vederea incasarii si reintregirii fondurilor asociatiei de proprietari. Totodata se specifica faptul ca administratia asociatiei de proprietari are obligatia de a arhiva pe perioada legala listele de plata intocmite (5 ani).
Listele de plata pot fi intocmite potrivit modelului prevazut la Capitolul 12 din Anexa 2 la Ordinul nr. 3.103/24 noiembrie 2017. Cu toate acestea, se precizeaza ca modelul expus are un caracter orientativ si nelimitativ, orice model putand fi adoptat in adunarea generala de catre proprietari.
Cu alte cuvinte, prelucrarea datelor cu caracter personal in momentul intocmirii listelor de plata nu isi va gasi intotdeauna temeiul in ratiunea legii, intrucat asociatia de proprietari poate deroga de la normele legale permisive stabilite, putand adopta orice model de lista pe care o considera potrivita (care sa includa si alte date cu caracter personal - spre exemplu, numele si prenumele locatarului).
Asociatia de proprietari este obligata doar la afisarea listei, fara a tine seama de format, cu toate acestea anumite date personale precum sumele de bani restante sau numarul apartamentul, vor fi prelucrate avand in vedere dispozitiile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament, in lipsa acestor date neputand fi afisata lista de plata.
Iata o lista cu datele cu caracter personal ce sunt mentionate pe listele de intretinere:
• numarul de apartament;
• numarul de persoane conform cartii din imobil;
• numarul curent de persoane;
• cheltuielile pe consumuri individuale;
• cheltuieli pe cota-parte indiviza;
• cheltuieli pe beneficiari;
• sumele achitate in avans;
• ajutoare banesti;
• penalizari;
• restante;
• salariile angajatilor;
• semnatura contabilului, comisiei de cenzori, presedintelui etc.
Informatiile de mai sus reprezinta date cu caracter personal intrucat conduc sau pot conduce catre identificarea unei persoane de catre o terta parte, de catre operator, chiar si in conditiile in care numele acestuia nu este afisat. In orice caz, operatorul detine o serie de date cu caracter personal despre proprietarii/locatarii imobilului.
Astfel, daca o persoana acumuleaza o penalitate de 20.000 lei de-a lungul timpului, iar in urmatoarea luna, fara sa fie afisata nicio alta informatie referitoare la persoana sau numarul apartamentului, se publica existenta unui debit de 2000 lei, proprietarul sau apartamentul in care locuieste proprietarul va fi putea fi usor asociat cu debitul restant pe baza acestui element de referinta.
Intrucat listele de plata sunt afisate intr-un loc vizibil al spatiilor comune din imobil, existand riscul foarte real ca acestea sa fie citite si de catre alte persoane - spre exemplu, vizitatori ai imobilului, este necesar ca informatiile afisate in cadrul listei de plata sa fie atent selectionate, astfel incat sa nu existe riscul incalcarii drepturilor la protectia datelor cu caracter personal si la viata privata a unei persoane.
Recomandare!
Asociatiile de proprietari ar putea sa conceapa un model de lista de plata limitat, cu respectarea confidentialitatii, care sa vizeze in principal totalul sumei datorate de catre un apartament.
Fiecarui apartament ii poate fi acordat in mod confidential un cod unic de identificare, iar lista de plata astfel intocmita sa fie afisata in incinta imobilului, pe baza unui tabel care sa contina codul de identificare al apartamentului. Separat, asociatia de proprietari poate tine o lista detaliata nepublica, care sa poata fi consultata insa la cererea persoanei interesate si care sa motiveze/expliciteze suma totala pe care proprietarul o datoreaza.
Explicatii extrase din Ghidul GDPR pentru Asociatiile de proprietari ...click AICI pentru detalii si Formularul de comanda <<<
E-JURIDIC.RO
